秘书服务,确保新加坡公司合规的关键

2024年06月15日   •   1755次阅读

加坡作为一个备受欢迎的商业枢纽,以其清晰的法规和商业友好环境而闻,这也吸引了越来越多的人想要在新加坡开启自己的新事业。

然而,在新加坡。如果你想要经营一家公司,那你就需要遵循一系列的法规和合规性要求。其中之一,就是任命一位合格的公司秘书。这也是新加坡会计与企业管制局(ACRA)规定的法定要求。

也许很多人对秘书的印象,还停留在收发文件、日程安排和处理琐事等轻松的工作上,认为秘书不需要肩负特别的责任。那么,你可能就想错了!在新加坡,秘书的工作情况并非如此。

那么在新加坡,到底什么是公司秘书服务呢?秘书服务又涵盖了哪些内容?担任秘书又需要具备什么条件呢?接下来,小卓将通过系列文章的详细讲解,让大家对新加坡公司秘书服务有一个更加清晰、更加全面的认识!

1 新加坡会计和企业监管局ACRA

新加坡会计和企业监管局 Accounting and Corporate Regulatory Authority(ACRA)是新加坡财政部辖下的法定机构,亦是新加坡商业实体、公共会计师和公司服务提供商的国家监管机构,于2004年4月1日成立。

ACRA规定每个公司都必须在成立的6个月之内委任一位公司秘书。该职位空缺时间不得超过 6 个月,否则董事可能面临最高 1,000 新币的罚款。

根据2014年公司法令(修正案)第88条文规定,新加坡的每家公司都必须任命一位或多位公司秘书。公司秘书将是确保公司完成由法律规定所需履行的行政和报告责任和义务的主要负责人。他还必须确保所有董事和股东均了解其法定义务,例如提交年度报表。

想了解更多关于Accounting and Corporate Regulatory Authority的信息,可以访问ACRA的官网网站:

https://www.acra.gov.sg/

2 公司秘书的资格要求

法定秘书必须能够在快速变化的商业环境中做出有效率且公正的决策,因此,这就要求秘书必须充分了解与公司有关的最新法规。

根据《公司法》的第171章(1AA)是主要针对公司秘书的章节,制定了聘请公司秘书的准则,公司秘书必须至少具备以下资格之一:

1 在被任命为公司秘书的日期之前的 5 年中,担任公司秘书至少 3 年。

2 《法律职业法》(第 161 章)规定的合格人员。

3 公共会计师。

4 新加坡特许会计师协会(前身为新加坡注册会计师协会)会员。

5 新加坡特许秘书公会会员。

6 国际会计师公会(新加坡分会)会员。

7 新加坡公司会计师协会会员。

此外,对于上市公司来说,会计与企业管制局将公司秘书定义为一位专业注册申报员或者一位有资格并且能够达到要求的人。

对于私人公司来说,任何长期居留于新加坡的新加坡公民或永久居民都能够有资格被委任为公司秘书。这包括了新加坡公民,永久居民和商业入境证持有者。

公司秘书不能是公司的唯一董事,只有在公司董事人数超过一人的情况下,本地公司董事才可以兼任公司秘书。

3 公司秘书的重要性

委任公司秘书,是在新加坡设立公司的重要一步。

《公司法》第401(2A) 条规定:公司必须向ACRA提交公司和财务信息,此类信息必须真实且及时提交,并在ACRA的登记册上公开。

公众可依赖此类信息查看公司营业状况和任职人员,进而做出相应的业务决策,其他政府机构在履行监管职能时也可依赖ACRA中的记录。

公司秘书需要确保准时向ACRA呈交财务报表和相关文件,在公司法规定呈报的截止日期后连续三个月内无法呈交任何文件的董事或公司秘书,ACRA有权颁布禁令

任何人若向ACRA提交虚假信息或授权他人提交虚假信息,一经定罪,可处50,000新币以下罚款及2年以下监禁。

被取消资格的董事或公司秘书不能被委任为任何新秘书或董事,违规将导致个人和公司均面临罚款和名誉受损。

《公司法》的规定无疑是对公司秘书重要性的确认,这也意味着公司秘书可以看作是新加坡公司的监护人,对于公司的作用非常地重要。

1 公司秘书是法律的要求

公司秘书在新加坡法律规定上是必须的。按照新加坡的公司法要求,每家本地公司都必须为其业务任命至少一名秘书。

2 公司秘书确保法规的履行

公司秘书可确保公司的业务始终符合新加坡当局(如 ACRA 和 IRAS)的年度要求。

比如,在为更多股东召开年度股东大会或提交包含更多交易的报告时,需要精确地完成更多文书工作。

因此,任命一名或多名秘书对于大型组织在运营过程中不犯不必要的错误至关重要。

3 需要公司秘书保持与政府的联系

由于公司秘书会以稳定的频率和公开透明的方式跟政府机构打交道。

因此,秘书充当了企业与新加坡政府之间的交流纽带。

出于同样的原因,公司秘书也可以让公司了解到政府的最新的法律法规以及福利计划。

此外,公司秘书还扮演着董事和股东之间沟通渠道的角色。

4 公司秘书的职责

新加坡公司秘书的工作范围非常广泛,他们的工作范围从报告和更新公司关于新加坡会计与企业管制局(ACRA)的信息到准备年度股东大会(AGM)议程。

以下是公司秘书典型职责的各种类别:

1 向ACRA更新以及申报资料

1)更新公司董事个人资料

2)申报公司年检

3)修改公司章程

4)更改公司名称

5)任何有关于ACRA的交易,法定秘书都可以提供服务。

2 法定登记册的维护和保管

1)监控股东/董事登记册和股东变动情况

2)分发股票

3. 协助召开公司事务决议和股东大会

1)分发公司财务报表

2)准备会议议程

3)参加会议并准备会议记录

4)维持会议纪录

5)申报已被签署认可的董事会决议

4 协助公司事务

1)协助公司董事实施良好的企业治理规范。

2)确保安全保管公司印章。

3)确保所有商业函件、通知和公司的其他正式刊物都带有公司名称和单一机构识别号码 (Unique Entity Number)。

4)确保所有收购、重组、并购和合并交易付诸实施时,都考虑到公司的最佳利益。

5. 其他服务

1)监督日常秘书备案和法定截至日期

2)公司注销

3)监督公司根据适当程序和法律建立海外业务的事宜。

4)关于公司事务的一般咨询

5)负责履行与公司董事类似的受托责任。

......

新加坡公司的秘书在公司事务上发挥了极为重要和关键的作用。不仅在负责监管合规时如此,在对公司、董事和股东作出交代时也是如此。

新加坡公司秘书,在承担广泛的工作范围和多项职责的同时,也在公司内外扮演了多种重要的角色。

因此,选择一名经验丰富的新加坡本地伙伴合作,不仅能让您在合规路上保持领先,更能协助您的企业迈向成功!

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