拒绝吃亏新加坡职场新人必须看的“潜规则”

工作     2018年07月23日

最近有一件事让我很想吐槽一下某事务所的助理,做事粗心,浪费双方时间,让我简直不能相信这种职业素质是不是有钢铁靠山才被雇用做这份工作的。 如果他是第一天参加工作的话也许我还能理解,可是不是新人了啊!

作为一个工作了N年的人,我也犯过职场新人的种种错误。所以,在此总结以下八条,也许对职场新人有所帮助。对照这个checklist一一审核,并慢慢形成自己的职业习惯,相信会让你的工作表现锦上添花。

1. 任何工作上交前,检查一遍。

写这篇文章就是因为我找某知名XX事务所合伙人要一份资料的扫描件,他办公室助理帮忙做了。第一次发过来的是两页资料压缩在一张A4纸上了,图片全都变形了无法使用。我说需要分开各自彩色扫描发过来。第二次发过来的是分别扫描了,但是第一页扫描上面缺了1厘米,第二页下面缺了1厘米,信息不完整,你说信息都不完整这文件还有啥用?于是又打回去重新做。

如果他可以在发送之前检查一遍,就可以避免到达对方手上的是不合格的文件。

所以,任何工作交出去之前,请检查,一遍,至少!

但是,在我自己这方面,我觉得下次我可以在一开始就把要求讲的更详细一些,省得来回搞浪费时间,这是我能做的地方。

2. 不要说我以为。

所有的事情不要想当然,确认之后再说。或者事先就尽量明确所有的要求,不需要对方猜测或者凭他自己的想像自由发挥。Common sense 有时并非对所有人都common,所以最好事先写清楚,节省双方的时间。

“我以为他知道啊。”——你可以打电话给他确认一下他确实已经知道了。

“我以为他会把这份文件带来啊。”——你可以在你的邮件里明确列出需要带的文件,不要让对方凭自己的经验或想像来,在你这里尽量做到减少不确定性。

像第一点里写的那件事,我也许可以一开始就写上,请把两页文件分别彩色扫描成PDF格式发送到xx邮箱。这样会比只写上:请把两页资料扫描发过来要清晰很多。

3. 不要轻易说我不知道。

我们不可能知道所有问题的答案,但是当我们不知道答案的时候,最好可以表明自己愿意去探求答案的意愿。 对于职场新人,老板当然不期望你知道所有问题的答案,那么你有愿意学习的态度、让人觉得“孺子可教也”就很重要了。

比如某某事,我现在不知道,但是我会去问一下我的某某同事或者查询一下之后再告诉您。

而不是说我不知道就完了。

比方说你老板随口问你一句:小王啊,去年中国的通货膨胀率是多少?

一个是你一秒回答:我不知道。结束对话。

另一个是你说:我查一下啊。然后拿出手机搜索一下之后,回答:去年中国的通货膨胀率是多少多少。

也许你心里会想:老板自己不能拿手机搜一下吗?问我干嘛啦?

我想请读者中的老板们比较考量一下这两种处理方式,然后发表一下你觉得哪种回答更让你满意,以及为什么你自己不拿手机去查。

4. 科学而艺术的承诺。

我当年做实习生的时候,直属领导让我做一个分析,我看了一下说:“明天上午做完交给您。”然后我就去做了,做的过程中发现没有想像的那么简单,于是跑去跟老板说:“明天上午交不了,要后天下午交。”

后来做完了跟老板汇报时,报告谈完了,老板最后跟我说:“报告做的不错,但是以后你在承诺完成期限的时候可以做的更好。因为你一旦给出承诺,别的同事就会根据你的进度来安排其他的工作,如果你这里不能按时完成的话,会对别人的工作造成影响。另外,其实这个报告你下周给我都是Ok的,所以虽然你最后晚了一天给我,依然是比我原先的心里预期要快了,不过由于你自己一开始的承诺是1天,所以当你2天才做完的时候,会让人感觉你做的慢了,但其实2天已经是非常不错的了。将来这方面你可以考虑一下,做更好的处理。”

我很感谢当年我的老板给我的这些反馈和指导,所以现在当我接到一个任务的时候,我第一个问对方的问题就是:“您什么时候需要它?” 知道对方的心理预期和可以接受的工作时间。

比方今天是8月1日,对方说他想要8月10日要,我会说:“好,我看一下再回复你。”大致看一下之后我心里估计8月7日可以完成,然后我回复对方8月10日应该没有问题。做完了以后,尽量在8月9日之前发给他。这样既达到了他的要求时间,不耽误他的工作,又提前完成工作,让对方的满意度提高。而且提前完成,如果对方有什么修改意见的话,依然来得及在8月10日之前再修改一版完成的。

5. 及时汇报、沟通、调整。

承接上一条,在工作过程中,我们应该及时地和老板沟通进度,尤其是新人,让老板知道这件事的进展,这样老板也可以及时把我们拉回跑道如果发现我们走错了方向的话,可以及时止损。有时你把一件事给一个人做了以后他就没消息了,到最后交差那天,如果他做完做对了那当然很好,但是如果最后发现做错了,那也来不及改了。

如果可以在工作进展的过程中,时不时地向老板反馈一下,我现在正在做这个,我联系了谁谁谁,他现在在做这个,如果进展的顺利的话,我们可以在哪一天达到哪一步,如果哪里出现状况的话,我打算怎么办。有这样的沟通的话,老板会比较放心,他如果有一些意见的话,也可以及时地反馈给你,让你更加优化地去完成好这项工作。

而且由于老板也参与了这项工作的过程,最后,如果结果不尽如人意,他至少也是知情的,而不会大怒说——你,这是怎么搞得! 啊?!

他自己也有份啊

6. 多走一步,是你区别于他们的关键。

依然是我做实习生的时候,有一次老板让我做一个表格,我做好了以后就发给了老板。老板说我表格做的不错,但是:“要记住,你以后一起工作的老板没有时间去调文件格式,他们默认你发给他的表格,他只需要点击一个“打印”按钮就应该可以直接在一张A4(或者A3)的纸上完整地打印出该文件,而不是打印出来以后发现:哎呀,格子太宽了,最后一栏怎么跑到下一页去了。或者,要改小一点字体,这样整个文件就可以在一面上全部打印出来。亲力亲为的老板不是没有,但是作为分秒必争的老板,估计没有这个时间和耐心去做这些。并且就是这些细节区分了你和其他人的,哪怕是很小的事情。“

我很感谢我当年的老板花时间给我指出这些细节上的小问题,让我脑子里能有这根弦,做事情愿意再多往前走一步。让事情不只是“做完Done”了,而是“做得很好Well Done”!

7. 最好能还有一个备选方案Plan B

这是新人进阶版的要求,如果你考虑问题的时候可以有一个plan B, 那可是一个大加分项。现实工作中,事情的进展往往不如我们计划时那么顺利,经常会有突发状况发生,如果你可以考虑周全,未雨绸缪,手里总有一个Plan B, 那会让事情可以继续推进,不至于停滞或者Fail。为什么我说这个Plan B是加分项,因为通常Plan B来源于经验的积累,所以新人能自带Plan B的不多。但是我觉得一个积极的新人,可以从身边同事前辈那里学习,不需要亲自犯过所有的错误才能有教训。

其实最简单的Plan B甚至包括你和老板去开会的时候会不会带上一支备用的激光笔或电池,文件有电子版的也有复印件在手等等。也就是多想一下事情的所有环节,可能会出现的状况,以及如果出了这样的状况我如何弥补和挽救。

8. 遇事先从自己身上找原因。不要说别人的坏话,无论老板还是同事。

自己犯错了,就先承认自己的错误。如果这个错误有自己也有别人的份,承认自己的错误先。看看自己可以在哪里做的更好,而不是一开始就去指责别人。每个人都不是完人,包括你的同事和老板,但是他们能做到今天的位置一定有他们的理由,所以他们身上一定有你尚未发现的闪光点,只是你今天没有发现,但是一定不要以为你已经看到了全部。

能在背后说人家坏话的人,其他人在心里并不会真的尊重和喜欢你,所以作为新人,对于办公室的一些政治和八卦,姑且听之,切莫传播。

为别人考虑,尽量做到详细明确,并且注重结果,围绕这个去开展所有的工作,相信多加练习,大家一定会在自己的工作中加速前进。

也许你要问我:Lydia,是不是我做到以上所有,我就可以平步青云,当上CEO,迎娶白富美/高富帅,走向人生巅峰了?

我只能回答你:这我不能保证,但是你会成为一个值得信任的人。你会在你的岗位上受到称赞和欢迎,让人喜欢。你会成为一个也许不是CEO, 也没有白富美/高富帅,但是无愧于心、总在成长、拥有自己人生巅峰的人。

(文: Lydia在赤道仰望星空)

作者Lydia,美国MBA毕业之后就职于世界500强企业亚太总部,负责战略与市场工作。在新加坡生活十余年,热爱旅行与写作,喜欢分享旅行游记、职场心得等。喜欢奥斯卡王尔德的这句话“We are all in the gutter, but some of us are looking at the stars. ” 我们都身处沟渠之中,但总有人仰望星空。

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