【新加坡公司注册小知识】大家都在聊BCP,可持续性业务规划

2020年04月16日

新加坡福智霖带来最新信息~!

就在2020年的头3个月,面对2019年冠状病毒病(covid19)大流行全球范围的威胁。许多企业受到干扰,导致倒闭。因此,企业应始终为日常业务运营中断、供应链中断和关键基础设施损坏的事件做好准备。这可以通过实施可持续性业务规划 (BCP) 来实现,该计划旨在减轻破坏性事件对企业的影响。今天福智霖就为您详细介绍一下可持续性业务规划(BCP)。

了解可持续性业务规划(BCP)

顾名思义,可持续性业务规划 (BCP)是维护业务活动和事务流动的过程。它作为抑制商业功能的破坏性事件的对策,如网络攻击、自然灾害、大流行和恐怖事件。

鉴于任何一个事件都可能产生一系列破坏性影响,因此企业没有可持续性业务规划(BCP)"模板" 可以遵循,并且每个 BCP 都必须根据企业计划应对的破坏性事件进行组合。

通常,BCP 可以设计为包括以下系统:

提供替代工作安排

破坏性事件可能会妨碍工作场所的日常运营。例如,为了应对持续的COVID-19大流行,正在强调减少工作场所的互动,以减少病毒的传播。

因此,为了确保业务的顺利继续,同时不断开员工之间的沟通,替代工作安排,如"远程工作"或"在家工作",可以作为 BCP 的一部分实施。

在此过程中,您的 BCP 还可以提供将员工分离为办公室和家庭团队的政策,团队在在家和工作场所之间交替工作,并禁止不同团队成员之间的互动。

利用详细计划恢复对关键基础设施造成的任何损坏

破坏性事件可能导致关键基础设施损坏。在这种情况下,BCP首先必须侧重于恢复此类基础结构的功能,以便恢复业务的其他职能。

例如,世界地震多发地区的企业的 BCP 可能包括恢复通信系统的详细计划,因为电信电缆很容易被地震损坏。然后,恢复通信系统将有可能执行其他BCP措施,如在家工作安排。

寻找替代供应,以尽量减少业务中断

破坏性事件可能导致原材料供应链中断。在这种情况下,BCP 应确保企业可以利用的替代供应来源。

例如,如果食品和饮料企业主要从干旱易发地区获得其原料,则应确保替代供应来源,如降水较大的地理区域或水培农场。

可持续性业务规划的必要性

使您持续累积收入

可持续性业务规划(BCP)可以在即时发生了破坏性事件的情况下,仍开发出一种稳定的收入累积方式

企业可能拥有一定程度的现金储备,以度过短期低迷时期。然而,如果破坏性事件使商业活动长期停顿,这种储备最终将耗尽。即使企业享有保险,因破坏性事件而遭受的所有损失都不太可能完全由保险公司承保。

可持续性业务规划(BCP)的实施可帮助企业继续履行合同义务,并确保在发生破坏性事件时,客户继续从客户那里获得一些收入。这些收入流动将帮助企业支付其直接运营费用,从而使企业保持生存,为企业主提供一条生命线,以重组和适应破坏性局面。

使您遵守与员工之间的法律义务

根据新加坡《工作场所安全与健康法》第12条,雇主有法律义务确保雇员在工作中的健康和安全。

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对于雇用外国雇员的企业,《外国人力雇用第一附表》规定雇主负有"维护外国雇员"的进一步法律义务。

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破坏性事件可能使工作场所面临健康和安全危害。例如,新加坡市中心的恐怖事件,如孟买(2008年)和巴黎(2015年)的恐怖事件,可能导致工作场所受损和居住。

对于已经考虑过此类事件并准备好应急安排的雇主,如替代工作空间和在家工作安排,其雇员将能够安全地继续在这些替代地点工作,并支持企业的继续运作。这也降低了雇主在发生破坏性事件时违反工作场所安全相关法律义务的风险。

如何设计和执行可持续性业务计划(BCP)

1.任命 BCP 团队

应在任何危机发生之前任命一个 BCP 团队。可以将此团队拆分为"命令"组和"操作"组,以避免角色重复并确保计划无缝转换为操作。

"命令"组应由组织领导团队的成员组成,他们全面了解组织的各个移动部分如何协同工作。

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另一方面,"行动"组应由具有对组织运作至关重要的专门技能的团队成员组成,如公司传播人员、IT 人员和法律顾问。

BCP 团队应定期开会,审查现有计划,并在必要时对其进行修订。

2.评估业务的潜在威胁

BCP 团队应集思广益,列出对组织的潜在威胁。他们应跟进这次初步集思广益,透过调查和访谈咨询更广泛的组织,以避免在这项评估中出现盲点。

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编制组织潜在威胁列表后,BCP 团队应了解这些威胁将如何影响组织的日常运营。在这里,"命令"组和"行动"组的不同观点和知识将有助于确保全面洞察潜在威胁的影响。

理想的情况是,应考虑从轻微干扰到全损失等所有级别的灾害严重性,以便为每个危机级别制定适当的对策。

此评估的结果应汇编成一份报告,供组织人员查阅,并随时听取他们的意见。

3.行动计划

制定行动计划,该计划应包括三个阶段:

预防

某些破坏性事件可能从一开始就被阻止。例如,可以通过加强现有的网络防御来避免网络攻击。因此,作为"预防"阶段的一部分,BCP 团队应参考步骤 2 中评估的潜在威胁列表,并考虑是否可以首先避免这些威胁中的任何一个。

"预防胜于治疗"的口号是行动计划这一阶段的基础,它为企业积极主动而不是被动服务。

回应

对于自然灾害、大流行和恐怖事件等不可避免的威胁,BCP 团队应考虑组织如何最好地应对这些威胁,因此,无论发生此类威胁,业务活动仍可以继续。

例如,在发生大流行时,让两个独立的团队在家庭和办公室之间交替工作,会减少员工之间的互动,从而降低高度传染性病毒传播的风险,并且不会导致整个组织必须完全停止工作。

如果时间和资源允许,组织可以定期演练 BCP 响应。例如,在为未来的大流行做准备时,员工可以选择每隔几周在家工作一次,这样他们就会熟悉远程办公的过程。

最重要的是,应让员工了解 BCP 安排背后的理由,以便提高他们遵守此类安排的意愿,并尽量减少确保遵守这些安排所需的努力。

恢复

最后,作为行动计划"恢复"阶段的一部分,本组织应做好准备,在局势稳定且最终回归常态时采取措施恢复运营。

例如,组织可能有临时设施和备份系统,供员工像以前那样继续其职能。实际上,如果破坏性事件是短期的,则可能已经与行动计划的"应对"阶段存在实质性重叠。

4.批准

发生破坏性事件时,任何行动计划都应首先在实施之前由 BCP 团队"命令"组的成员批准。

现有行动计划将始终基于假设情景,"命令"组将能够根据任何正在进行的业务发展来完善所选行动计划。

5.审核

对BCP的定期审核应在内部进行,或者由外部顾问进行。这种审核的结果将成为BCP小组作为步骤1的一部分定期审核BCP的基础。

每个公司的 BCP 的详细信息将取决于每个公司的行业所面临的威胁,以及可用的资源。

现在投入时间和资源来设计BCP,将为公司提供未来的稳定。

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鉴于如何设计和实施 BCP ,以及影响员工的工作安排和遵守工作场所安全相关法规,您可以联系福智霖顾问 为您提供意见。

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