在新加坡开公司,必须知道公司秘书角色和责任

2020年08月22日

新加坡公司法令强制规定每家公司都要任命一名公司秘书。公司秘书是公司的合规人员,并负责确保董事会成员了解他们对公司的义务责任(包括遵守法律、公司治理要求和上市规则)。

在新加坡开公司,必须知道公司秘书角色和责任

委任公司秘书

根据2014年公司法令(修正案)第88条文,新加坡的每家公司都必须任命一位或多位公司秘书。

公司秘书的资格条件:

1. 自然人

2. 他或她是新加坡的居民

3. 具有相关经验、学术和专业资格

4. 在任命之日,注册局不得有他/她的任何禁令(当局可以禁制违反法令相关条文的公司秘书)。

5. 他或她不是该公司的唯一董事。

在新加坡开公司,必须知道公司秘书角色和责任

公司秘书该具备什么?

1. 秘书必须能够在快速变化的商业环境中做出有效率的决策。

2. 公正。

3. 他或她必须充分了解与公司有关的最新法规。

公司秘书的角色

· 保持公司的正式注册和记录 · 安排股东和董事会议

· 提交法定所要求的所有必要文件并归档

· 筹备会议时提供行政支持

· 为董事会提供全面的合法和行政支持

· 协助执行公司战略,确保董事会的决策得到适当的执行和沟通

· 确保公司履行其所有的法律义务

· 了解法定和监管的义务与相关发展和变化

· 与股东充分沟通

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公司秘书的责任

1. 维持合法注册 公司秘书需要负责维持和更新公司的合法注册,例如大股东的注册、收费注册以及会员注册。

2. 保管公司印章 公司秘书是确保公司印章得到安全保管以及被正确使用。

3. 通知会议和议程 公司秘书的职责之一是将会议通知发给公司成员和股东。此外,他或她必须准备议程、准备会议记录并组织这些会议。

4. 遵守公司章程 公司秘书必须确保公司及其董事一直遵守公司章程条款。

5. 准备账目 公司秘书负责确保公司账目符合公司法令的规定(秘书必须向当局提交这些报表)。

6. 向当局提交法定表格 公司秘书须在指定时限内向注册局提交所需的申报表及表格,例如提交年度报告、提交股份配发申报书(return of allotment)及提交委任董事或董事辞职通知书等等,都是属于秘书的职责范围。

7. 确保公司有保险 公司秘书的另一项职责是确保公司、董事、高级职员以及办公室和职员有恰当的保险。

除了遵守公司法规定的职责外,公司秘书还有以下职责:

1. 协助董事履行他们的法定职责。

2. 处理股东与公司之间的通信。

3. 允许股东、成员和其他人员查看合法注册,除非法律禁止这么做。

4. 确保公司履行义务和透明度。

5. 作为董事会与股东之间的联络人。

6. 担任公司的全部文秘工作的负责人,并看视公司的行政职能。

请注意,公司秘书的职责取决于雇佣合同,除此之外可能还会有一些额外的职责。而且,专业资格和经验对于确定公司秘书的责任非常重要。

为什么公司秘书对公司这么重要?

新加坡金融管理局通过其公司治理准则指出,公司必须明确界定秘书的角色。因此,秘书有责任确保遵守法规,并出席所有董事会议,就管理事宜向董事会提供意见

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