誰說數碼化是大企業的專利？不少中小企業已經意識到，只有通過科技化、數碼化的持續轉型，才是生存之道的關鍵。參與數碼化啟動計劃的本地冷氣服務公司Goodair就是例子之一。
傳統運作模式的困境
Goodair是彭振福在1976年創立的。看到父親為公司打拚30多年，兒子彭輝傑在2011年辭掉銀行的工作，加入Goodair，目前擔任業務開發經理。他將公司的業務範圍逐漸從單一地為個人與家庭提供服務轉向以商業與工業客戶為主，團隊也從當初的三人擴大到現在的50人。生意越做越大，面對的挑戰也越來越多。
公司在日常運作與行政中使用大量的紙張文件，許多表格也需要人工輸入信息，不僅耗費大量的人力與時間，也很難保證工作的準確性。
作為小企業，Goodair的一筆交易通常會與客戶進行多次協商議價，報價單與發票也要多次修改，經常遇到找不到報價單或發票的情形，或是記錄了錯誤的數字，最終導致交易延遲，影響公司的運營。這樣的傳統運作模式難以提升公司的效率，在人力和資源上的成本也越顯高昂。
利用數碼科技突破難關
彭輝傑意識到，如果要讓公司更上一層樓，這些挑戰不得不克服。他說：「接下來五年，我想發展的話，我是不想看到有類似的問題。」
今年初，他通過大華銀行得知新加坡企業發展局（Enterprise Singapore）同資訊通信媒體發展局（IMDA）聯手推出數碼化啟動計劃（Start Digital）。
這項計劃有五個類別的基礎數碼方案供選擇，統稱「數碼化啟動配套」（Start Digital Pack）。其中包括會計、人力資源、數碼行銷平台、數碼交易，和網絡包含的方案。參與的企業可從中任選兩種方案，並可享有至少六個月的免費服務，而企業使用這些方案必須至少18個月。大華銀行是其中一家為數碼化啟動計劃提供方案的機構。
經過一番研究，公司5月份採用了大華銀行一體化企業管理解決方案UOB BizSmart旗下的會計與人力資源在線管理平台，踏出數碼化的第一步。落實這些改革後，結果令人滿意。
財務經理尹美寶對此深有體會。她負責統計工資表以及把薪水轉帳給員工。通過在線管理平台，這些任務所需的時間減半，錯誤率也大大降低了，讓她能騰出時間著重其他業務。尹美寶說：「以前一到發薪日我就精神緊張，現在我終於可以鬆口氣了。」
通過在線管理平台，Goodair財務經理尹美寶統計員工工資和轉帳薪水的工作變得更加順暢。（視頻截圖）
數碼轉型 勢在必行
接下來，彭輝傑計劃進一步利用數碼化啟動計劃的解決方案實現數據化，以更有系統地分析公司營利。他還打算擴大公司的車隊，更有效地定位並分配物流工作。
他還想利用科技了解每位員工的能力，從而增加相應的培訓；同時希望公司各方面的業務能實現無縫對接，改善員工的工作體驗，留住人才。
「作為中小企業，我們才是最需要數碼化的。對中小企業來說，我們總是覺得錢應該花在別的地方，而不是花在公司內部，這通常被視作是開銷，而不是投資。但如果我們不解決這些問題，它就會一直在那裡。我們必須尋求一些解決方案，這樣才能集中精力發展業務。」
了解數碼化啟動配套
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