# 在新加坡開公司，必須知道公司秘書角色和責任

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Published: 2020-08-22
Source: 獅城新聞

新加坡公司法令強制規定每家公司都要任命一名公司秘書。公司秘書是公司的合規人員，並負責確保董事會成員了解他們對公司的義務責任（包括遵守法律、公司治理要求和上市規則）。

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 **委任公司秘書**

根據2014年公司法令（修正案）第88條文，新加坡的每家公司都必須任命一位或多位公司秘書。

公司秘書的資格條件：

1. 自然人

2. 他或她是新加坡的居民

3. 具有相關經驗、學術和專業資格

4. 在任命之日，註冊局不得有他/她的任何禁令（當局可以禁制違反法令相關條文的公司秘書）。

5. 他或她不是該公司的唯一董事。 

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**公司秘書該具備什麼？**

1. 秘書必須能夠在快速變化的商業環境中做出有效率的決策。

2. 公正。

3. 他或她必須充分了解與公司有關的最新法規。

**公司秘書的角色**

· 保持公司的正式註冊和記錄 · 安排股東和董事會議

· 提交法定所要求的所有必要文件並歸檔

· 籌備會議時提供行政支持

· 為董事會提供全面的合法和行政支持

· 協助執行公司戰略，確保董事會的決策得到適當的執行和溝通

· 確保公司履行其所有的法律義務

· 了解法定和監管的義務與相關發展和變化

· 與股東充分溝通 

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**公司秘書的責任**

**1. 維持合法註冊** 公司秘書需要負責維持和更新公司的合法註冊，例如大股東的註冊、收費註冊以及會員註冊。

**2. 保管公司印章** 公司秘書是確保公司印章得到安全保管以及被正確使用。

**3. 通知會議和議程** 公司秘書的職責之一是將會議通知發給公司成員和股東。此外，他或她必須準備議程、準備會議記錄並組織這些會議。

**4. 遵守公司章程** 公司秘書必須確保公司及其董事一直遵守公司章程條款。

**5. 準備帳目** 公司秘書負責確保公司帳目符合公司法令的規定（秘書必須向當局提交這些報表）。

**6. 向當局提交法定表格** 公司秘書須在指定時限內向註冊局提交所需的申報表及表格，例如提交年度報告、提交股份配發申報書（return of allotment）及提交委任董事或董事辭職通知書等等，都是屬於秘書的職責範圍。

**7. 確保公司有保險** 公司秘書的另一項職責是確保公司、董事、高級職員以及辦公室和職員有恰當的保險。

除了遵守公司法規定的職責外，公司秘書還有以下職責：

1. 協助董事履行他們的法定職責。

2. 處理股東與公司之間的通信。

3. 允許股東、成員和其他人員查看合法註冊，除非法律禁止這麼做。

4. 確保公司履行義務和透明度。

5. 作為董事會與股東之間的聯絡人。

6. 擔任公司的全部文秘工作的負責人，並看視公司的行政職能。

請注意，公司秘書的職責取決於僱傭合同，除此之外可能還會有一些額外的職責。而且，專業資格和經驗對於確定公司秘書的責任非常重要。

**為什麼公司秘書對公司這麼重要？**

新加坡金融管理局通過其公司治理準則指出，公司必須明確界定秘書的角色。因此，秘書有責任確保遵守法規，並出席所有董事會議，就管理事宜向董事會提供意見 

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