# 新加坡公司法定秘書的角色和責任（一）

URL: https://www.shicheng.news/zh-hant/v/2jyga
Published: 2019-02-22
Source: 獅城新聞

（一）

**新加坡公司法定秘書的角色和責任**

一

**《公司法》第401(2A) 條**

公司必須向ACRA提交公司和財務信息。此類信息必須真實且及時提交，並在ACRA的登記冊上公開。公眾可依賴此類信息查看公司營業狀況和任職人員，進而做出相應的業務決策。其他政府機構在履行監管職能時也可依賴ACRA中的記錄。根據《公司法》第401(2A) 條，任何人若向ACRA提交虛假信息或授權他人提交虛假信息，一經定罪，**可處50,000新幣以下罰款及2年以下監禁。**

很多小公司容易犯以下的錯誤：

1.大股東未能通知公司其持有利益

2.公司沒有註冊辦公地址

3.未能通知註冊辦公室地址和辦公時間的任何變化

4.未公布公司名稱和註冊號

5.未能通知註冊服務機構董事，經理，秘書和審計師的變更

6.未能在召開年度股東大會之日起一個月內提交公司的年度報表

7.未經註冊的公司就開始經營業務和不正當使用的責任有限公司和Berhad（未註冊實體）

**所以您需要一個有經驗的公司秘書**

1.成立公司並準備各種公司文件，比如董事決議，股東決議等等。

2.把任何變動，決議通知給ACRA

3.提供註冊地址

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二

**媒體報道 公司董事因提交虛假信息被指控**

**1. 向ACRA提交虛假信息**

2018年8月20日，Wang Rui因向ACRA提交虛假信息而被判有罪。Food Partners Pte Ltd的董事Wang Rui同意購買前董事Loo Say Bock擁有的所有公司股份。在Wang和Loo就公司股份的支付金額發生糾紛之後，Wang向ACRA通報了公司資料的變更，錯誤地聲稱Loo已辭去公司董事職務。

公司董事應承擔法定職責，向ACRA提交真實準確的信息。如果公眾有理由懷疑公司違反了《公司法》，公眾可以站出來並提醒ACRA。

Wang Rui對《公司法》第401條規定的罪行指控表示認罪，並被罰款9,500新幣。

**2. 事實陳述**

**PUBLIC PROSECUTOR v WANG RUI**

**ACRA Summons No. 69-2018**

**申訴人**

2016年6月28日，Loo Say Bock（「Loo」）向會計和企業管理局（「ACRA」）投訴稱，ACRA登記冊顯示他已不再是Food Partners Pte Ltd（下文稱為「公司」）的股東及董事，但其名下股份轉讓及辭去董事一職均是在其不知情和未經本人同意的情況下進行的。

申訴人曾是該公司的唯一董事及股東。該公司從事食品製造和批發業務。

在重要時間段內，公司的實收資本總額為100,000新幣，分為100,000股普通股。

**被告人**

被告人是Wang Rui，身份證號碼S8480846F，目前居住在365B, Upper Serangoon Road, #13-1068, Hougang Meadows, Singapore 532365。

**調查情況**

調查顯示，在2016年4月，被告人同意購買申訴人持有的所有該公司股份。被告人付款後被任命為公司董事，但隨後出現了與公司股份支付金額有關的糾紛。Loo繼續擔任董事一職，並未同意離職。

然而，在2016年6月23日，被告人使用她的Singpass用戶名和密碼訪問ACRA的電子交易系統（「Bizfile +」），向ACRA提交一份名為《公司變更詳情》的文件，該文件表明Loo已辭去該公司的董事職務。

調查顯示，Loo並沒有辭去董事的職務，且被告人知道Loo沒有辭職。被告人提交的辭職信息沒有獲得Loo本人的同意。

因此，被告人知曉自己提交了一份虛假的重要信息文件，即文件中錯誤說明Loo已辭去公司董事的職務，但事實上Loo並沒有。

因此根據《公司法》第50章第401（2A）(a)條，被告人被判有罪。

**3.有關ACRA**

會計和企業監管局（ACRA）是新加坡商業公司、公共會計師和企業服務提供商的國家級監管機構。我們為企業的蓬勃發展提供值得信賴以及充滿活力的環境，並持續推進新加坡成為最佳商業地區。

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三

****新加坡的公司秘書角色和責任****

新加坡公司法令強制規定每家公司都要任命一名公司秘書。公司秘書是公司的合規人員，並負責確保董事會成員了解他們對公司的義務責任（包括遵守法律、公司治理要求和上市規則）。

**委任公司秘書**

根據2014年公司法令（修正案）第88條文，新加坡的每家公司都必須任命一位或多位公司秘書。

**一. 公司秘書的資格條件：**

1.自然人 

2.他或她是新加坡的居民

3.具有相關經驗、學術和專業資格,根據ACRA的網站，公司秘書必須至少具備以下資格之一：

**√3- 5年秘書工作經歷**

 **√根據「會計法」第50章註冊的公共會計師**

 **√新加坡註冊會計師協會會員**

 **√新加坡特許秘書和行政人員協會會員**

 **√國際會計師協會（新加坡分會）會員**

 **√新加坡公司會計師協會會員**

4.在任命之日，註冊局不得有他/她的任何禁令（當局可以禁制違反相關法令條文的公司秘書）。

5.他或她不是該公司的唯一董事。

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**二. 公司秘書的角色**

1.保持公司的正式註冊和記錄

2.安排股東和董事會議

3.提交法定所要求的所有必要文件並歸檔

4.籌備會議時提供行政支持

5.為董事會提供全面合法的行政支持

6.協助執行公司戰略，確保董事會的決策得到適當的執行和溝通

7.確保公司履行其所有的法律義務

8.了解法定和監管的義務以及相關發展和變化

9.與股東充分溝通

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**三. 公司秘書的責任**

1. 維持合法註冊

公司秘書需要負責維持和更新公司的合法註冊，例如大股東的註冊、收費註冊以及會員註冊。

2. 保管公司印章

公司秘書是確保公司印章得到安全保管以及被正確使用。

3. 通知會議和議程

公司秘書的職責之一是將會議通知發給公司成員和股東。此外，他或她必須準備議程、準備會議記錄並組織這些會議。

4. 遵守公司章程

公司秘書必須確保公司及其董事一直遵守公司章程條款。

5. 準備帳目

公司秘書負責確保公司帳目符合公司法令的規定（秘書必須向當局提交這些報表）。

6. 向當局提交法定表格

公司秘書須在指定時限內向註冊局提交所需的申報表及表格，例如提交年度報告、提交股份配發申報書（return of allotment）及提交委任董事或董事辭職通知書等等，都是屬於秘書的職責範圍。

7. 確保公司有保險

公司秘書的另一項職責是確保公司、董事、高級職員以及辦公室的職員有恰當的保險。

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除了遵守公司法規定的職責外，公司秘書還有以下職責：

1.協助董事履行他們的法定職責。

2.處理股東與公司之間的通信。

3.允許股東、成員和其他人員查看合法註冊，除非法律禁止這麼做。

4.確保公司履行義務和透明度。

5.作為董事會與股東之間的聯絡人。

6.擔任公司的全部文秘工作的負責人，並看視公司的行政職能。

**請注意，公司秘書的職責取決於僱傭合同，除此之外可能還會有一些額外的職責。**

**四. 為什麼公司秘書對公司這麼重要？**

新加坡金融管理局通過其公司治理準則指出，公司必須明確界定秘書的角色。 因此，秘書有責任確保遵守法規，並出席所有董事會議，就管理事宜向董事會提供意見。

四

**有關獅城卓越金融會計有限公司**

委任公司秘書，是在新加坡設立公司的重要一步。公司設立時，必須委任一名公司秘書，因為秘書的職位在任何時候都不得空置六個月以上。如果您選擇專業服務公司協助您設立公司，該服務公司通常會任命一名員工擔任公司秘書。有鑒於此，選擇一家值得信賴、可靠的服務公司是非常重要的。請注意，公司秘書的職責取決於僱傭合同，除此之外可能還會有一些額外的職責。而且，專業資格和經驗對於確定公司秘書的責任非常重要。如果您需要協助，為您的公司任命公司秘書，可以聯繫我們。

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