# NUS生存指南 給教授的郵件怎麼寫

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Published: 2022-09-29
Source: 獅城新聞

在國外讀書的時候，經常會遇到要給教授發郵件的情況，通常是探討學術問題、想做助研、參觀實驗室、申請讀碩士或者讀博士等。小助手最最最頭疼的問題就是，用什麼樣的措辭、郵件內容該怎麼寫，畢竟是給學術大牛寫郵件，生怕一不留神寫錯了，效果適得其反。

相信大家也會遇到同樣的問題，「用什麼樣的郵件主題最佳呢？」，「用什麼樣的英語表達最好呢？」。所以今天，小助手來介紹下用英語和教授發郵件溝通時的注意事項和實用表達方式，希望大家能用得上~ 

**確定主題**

好的開始是成功的一半。**如果開篇絮絮叨叨一直沒有切入主題，那麼很可能會導致教授對你的郵件失去興趣**，要麼石沉大海，要麼先入為主認為你是個沒有重點的人。兩種情況都不是我們想要的結果。

**所以寫郵件第一件事，就是確定自己想要詢問或請求的事情，**然後以此作為主題名，這樣收件人看到主題就能夠迅速了解郵件的大概內容。

舉個例子：

Question about \[Course name\] assignment

\[Course name\]: Asking for an appointment

Postdoc application for your group

Request for a lab visit

**正文**

其次是我們的正文部分。**正文部分注意兩大原則：一是語言簡明切忌囉嗦；二是表達自己的意圖。**



老規矩，舉個例子：

Dear Prof. Robert,

I was wondering if we could schedule an appointment to discuss my grade on \[Assignment name\]. Please let me know if you are able to meet next week.

一些教授有數百名學生，如果是第一次向他們發送電子郵件，最好有一個**簡單的自我介紹並說明來意**，在郵件中說明自己所在的課程或者班級。

\- I am a student in your Introduction to Political Science class.

\- Professor Dan suggested I reach out to you because the topic of my senior thesis is African-American history.

介紹自己的內容點到即可，不必長篇大論。如果是博士申請，那麼研究內容部分是重點，教授對你是誰並不感興趣，但是你**研究的方向**很有可能引起教授的興趣。

I』m interested in working with you because I would like to study (your working field). I』ve spent a lot of time (doing something that the Prof. may be interested in). I envision that (my goal).

**行文語言**

首先還是要確保郵件里**對教授的態度是尊重的**。對於教授要用」Professor」，「Prof.」或「Dr.」的稱呼，對於還不是教授但已經有博士學位的人要用」Dr.」，其他的情況一律用」Ms.」或」Mr.」。

對於熟識的教授，可以採用Hi或者Dear，這個可以根據教授的郵件風格來決定。**但是，第一次聯繫時最好還是用」Prof. 」這樣正式稱呼。**

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來源：spark 

注意語法、拼寫和標點符號。堅持正式的語調，避免使用表情符號或非正式縮寫，例如FYI或ASAP。發送之前再檢查一次教授姓名的拼寫，語法上的錯誤可以藉助軟體幫我們糾正，但同時也要注意不要在郵件中使用過多的禮貌性用語。**歸納出必要信息，把想要傳達的內容清楚地表達出來就好了。**

然後在郵件的最後，也可以客氣地表達一下自己的感謝，或者對於這份崗位或者名額的期待，但是切記要言簡意賅，不必過多贅述。

舉個例子：

Thank you for your time and have a great day.

Sincerely,

Jenny

**附件**

如果自己有過相關的科研或者學術經歷，那麼將自己的經歷和論文製作成1-2頁簡歷**作為附件附在郵件中以便讓對方更好的了解自己**，可以簡要地提醒教授附件的主題和內容。

Please find the attached CV for detail of my academic background.

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來源：wikihow 

**如果不回復怎麼辦……**

如果不回復，

那就……

**重新再發一封郵件！**

教授很忙，不回信很正常。如果過了1 ~ 2周還沒有回信的話，可以試著再發一封郵件。

**但是不是同樣一封郵件發兩次！**



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I would like to follow up the email I sent X days ago regarding (what you have sent before)

教授通常每天都會收到上百封電子郵件，如果向教授發送了有關班級相關問題的電子郵件，可以在2個工作日內發送後續電子郵件。如果向教授發送的電子郵件與班級問題無關，或者發送給個人不認識的教授，建議在3-4個工作日內發送後續電子郵件。

重新發送郵件的時候，記得把之前的郵件換成更加容易回答、簡潔的問題，這樣就容易得到回覆。

Dear Prof. XX

Just wondering if you had a chance to take a look at my email that (why you sent the email)

很多實驗室都有助教，申請實驗室參觀或者博士後的時候，**順便抄送一份發給助教也會增大收到回信的幾率**。小提示：拉近跟師兄師姐的距離對申請也是有很大幫助的！

以上就是小助手對如何給教授發郵件的建議啦，希望能夠幫到大家

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