# 科普 | 新加坡公司必看：做帳與交易記錄保存全攻略（保存 5年）

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Published: 2026-03-25
Source: 獅城新聞

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很多公司以為，資料只要報完稅、提交完年報，就可以刪掉、丟掉，或者把紙本隨手掃成 PDF 就算完成保存。但在新加坡，這個理解並不準確。

根據新加坡稅務局（IRAS）的官方要求，公司必須妥善保存其財務交易記錄，包括**原始憑證、會計記錄、明細表、銀行對帳單，以及與業務交易有關的其他記錄**，而且通常需要**至少保存 5 年**。更重要的是，這些資料**可以電子化保存**，但前提不是「存進電腦就行」，而是必須做到**可讀取、可追溯、可驗證、可調取**。

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**先說結論：這裡講的，不是所有公司文件一概 5 年，而是重點指向與財務、稅務和業務交易有關的記錄**。

IRAS 明確要求公司保存的資料包括：

原始憑證，如發票、收據、付款憑證、合同等

會計記錄和明細表

銀行對帳單

其他與業務交易有關的記錄

這些資料必須能夠解釋公司的**收入、支出、採購和其他交易**。換句話說，公司不能只留下銀行流水，也不能只留下報表結果，而沒有底層支持文件。

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這是最容易弄錯的地方。IRAS 的口徑不是簡單地「從文件日期起算 5 年」，而是通常按**相關課稅年度（Year of Assessment, YA）**來計算。官方頁面明確寫明，公司記錄須**自相關 YA 起至少保存 5 年**，並給了例子：

例如 2023 YA 對應的財年資料，通常要保留到 **2027 年 12 月 31 日**。所以，實務上不能理解為：

「2022 年開的發票，2027 年當天就一定能刪。」

正確理解應當是：

要看該份資料對應的是哪個財年、哪個 YA，再判斷最早可結束保存的時間。

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可以。而且 IRAS 明確承認，企業**可以電子方式保存記錄**。

官方電子稅務指南 （e-Tax Guide） 說明，企業可以使用電腦、微軟辦公軟體（Microsoft Office）、現成會計軟體、自定義系統、影像系統等方式保存記錄；如果原始憑證已經被電子化保存，**為稅務目的，並不一定還要繼續保留紙本原件**。同時，IRAS 也明確表示：**企業無需事先向 IRAS 申請批准**，就可以採用電子格式保存記錄。

這一點非常關鍵。也就是說，新加坡並不是「只認紙本」，而是接受合規的電子保存。

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很多公司真正的風險，不在於有沒有電子化，而在於**電子化方式不合格**。IRAS 的要求很明確，如果企業採用電子格式保存記錄，就應建立適當的內部控制，而且，記錄必須能夠在需要時被調取出來，確保電子記錄具備：

完整性 

準確性 

可用性 

可靠性 

換句話說，真正合規的電子保存，不是「有文件」就行，而是要滿足幾個實務標準：

找得到

公司要能在需要時快速調出對應年度、對應交易、對應客戶或供應商的記錄。如果文件散落在員工手機、個人郵箱、聊天軟體里，實際上就很難說是「妥善保存」。

看得懂

電子記錄應當能夠以可供人工閱讀的格式（**human readable format）呈現，確保內容可被正常閱讀、核對及驗證，而不是僅僅保存為一堆無法直接識別的數據。**

不能隨意篡改

尤其是電子發票，IRAS 要求企業建立內部控制，確保電子發票在發送前後**完整、準確，且不能被隨意操縱或篡改**。

最好有備份

IRAS 也特別提到，電子保存的優勢之一，就是便於備份；若資料遺失或損毀，企業仍有責任利用其他相關文件重建記錄。

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從官方指南看，以下幾類資料最需要優先做系統化電子保存： 

收入資料

例如銷售發票、收據、租賃協議、客戶合同、收款證明。

費用資料

例如，供應商發票、付款憑證、工資發放記錄、公積金（CPF）繳納證明、租賃協議等，都是企業常見的支持文件。IRAS 也特別提到，某些事項如董事費的批准，還可能需要提供年度股東大會 或 特別股東大會會議記錄（AGM / EGM Minutes）作為依據。

採購資料

例如採購發票、收據、進口文件、付款證明、供應商合同。

會計匯總資料

例如總帳、銷售清單、採購清單、固定資產明細、庫存清單、利潤表、資產負債表等。

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要。這一點很多人會忽略。

IRAS 明確指出，如公司已被除名並解散（struck off and dissolved），則在公司解散前擔任高級管理人員或負責人（officer）的人士，仍有責任確保公司帳簿及相關文件自解散之日起至少再保存 5 年。

如果公司是清盤結束，則由清盤人負責保存相關資料至少 5 年。所以，公司「沒了」，不代表資料義務也一起消失。

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IRAS 也提醒，若企業未按要求保存相關記錄，可能涉及違反《1947年所得稅法》（Income Tax Act 1947）及《1993年消費稅法》（Goods and Services Tax Act 1993）的規定。

官方列出的後果包括：

IRAS 以最佳判斷估算收入 

相關費用、資本津貼 及 消費稅進項稅（GST input tax）將不得申報。 

最高可罰 **5,000 新元**；如未繳罰款，還可能面臨最長 **6 個月監禁**。 

這也是為什麼很多企業在稅務檢查時，問題不一定出在「有沒有做生意」，而是出在：

做了交易，卻拿不出完整、清楚、可驗證的記錄。

總結

**對很多中小企業來說，電子保存不是「行政整理」，而是合規基礎。

真正安全的做法，不是把文件隨便掃描一下，而是建立起一套**按年度、按交易、按類別可檢索的電子檔案體系**，並確保未來在報稅、審計、盡調或監管查詢時，資料都能迅速調出並自圓其說。** 

**[](https://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg2NzUzMjc1OA==&mid=2247497211&idx=1&sn=17e73a4c0102741e2682b450e7f80399&scene=21#wechat_redirect)**