# 【新加坡公司註冊小知識】新加坡法定秘書:我們不一樣

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Published: 2020-07-15
Source: 獅城新聞

像公司里其他董事一樣，公司的法定秘書是公司裡面的職員，在新加坡公司法下，秘書需要做到以下幾點：

以公司利益最大化為宗旨

避免利益上的衝突

在工作中要有責任心並勤勤懇懇

不可以通過私人的交易為公司獲取非法利益/ 不可以和公司一起通過私人的交易獲取非法利益

在小一些的公司里，公司法定秘書一般就是做些行政類的工作如一些做公司文件的記錄以及相關登記，還有財務申報等。在大的公司裡面，法定秘書一般會承擔更多的工作職責，例如確保公司的行政執行部分符合新加坡的法律法規的要求。

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新加坡公司法定秘書在公司裡面是很重要的不可小視的人物，因為秘書需要做這些事情：

保存公司法定登記冊及相關紀錄

安排股東和董事的會議

提交註冊一切法律法規下的必需的文件

在準備會議方面提供行政上的支持

對董事會提供全面的法律以及行政上的支持

協助執行公司的企業戰略，確保董事會的決定被很好的執行和傳遞

確保公司的會議符合法律上的義務

及時掌握新加坡法律法規方面的規定

充分的與股東進行溝通

**請注意**

雖然公司董事承擔遵守法律法規的最終責任，但同時公司的法定秘書在特定的一些情況下也對公司觸犯法律承擔責任。這是因為新加坡公司法認可董事根據秘書提供的合規性建議指導而做出的決定。秘書被定義為公司的「officer」公務人員，意味著秘書被相關的義務和職責做約束。因此，新加坡的公司法定秘書必須將公司行政事宜及時的報告給董事。

新加坡公司的法定秘書在公司扮演的角色可以被總結為以下三點：

作為公司董事會的顧問，法定秘書需要按照正常的程序引導新的董事進入公司；提供必須的行政上的實際支持給董事；將信息及時傳遞給每一位董事以方便董事會的召開

公司法定秘書需要確認公司的運作符合相關的法律法規，以公司商業利益為核心，確保公司董事會的決定被合理的執行；公司秘書也需要在商業道德以及公司運作方面提供指導。

由於法定秘書和董事會的密切聯繫關係，在關係到公司事務的問題上，股東最方便和秘書溝通. 所以秘書需要經常和公司股東們進行交流，確保股東的利益在公司運作方面有被很好的考量進去。舉例說明，秘書確保公司的財務報告及時的發給公司股東，方便股東在開公司年度大會之前做好良好的準備。

**新加坡公司法定秘書的主要工作職責如下：**

監管達標，根據新加坡公司法，公司需要對公司的文件信息進行存檔並在必要時候公開信息，秘書有責任將公司的帳務按時成交給新加坡會計和企業管理局ACRA並且將相關的必須的註冊文件存檔；

負責董事會相關事宜；

負責公司大會相關事宜；

負責公司章程方面的事宜；

保存公司的註冊信息和申報記錄如會員；公司的收費；公司董事，經理，秘書和審計員；公司董事在股份和債券中的利益；債券的持有人；會議記錄；

申報法定文件如向ACRA遞交股份變更文件，公司章程的修改文件，對公司董事和秘書的任命或離職文件；董事會決議文件等；

報告&財務，協助發布和傳遞公司年報，確保財務年報是根據法律法規所正確準備的等；

股份的註冊，保存公司成員的註冊文件，監管股份撥款以及其他和股東股份相關的事宜；

在公司治理髮展方面給出建議，協助公司董事提出，執行並保持良好的公司治理方針；

確保公司印章被正確的使用，並良好的保管；

如果公司更換註冊地址，需要通報ACRA；

根據公司法的要求，秘書要確保公司的信函，通告以及其它公司正式的對外文本中都有公司的名字以及其它信息；

確保公司保險有足夠的保額來保護公司，董事，辦公人員，以及辦公地點；

協助並監管公司海外辦事處的運營，確保其辦事處遵守海外辦公城市的法律法規。

因此不難發現，當個公司法定秘書也不是一件容易的事情。同時法定秘書在公司里是很有地位的，比如說法定秘書在董事會決議的書面文件上簽名是董事會決議被通過的一個證明！所以在新加坡，越有經驗的秘書，薪水越高。

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