# 拒絕吃虧新加坡職場新人必須看的「潛規則」 URL: https://www.shicheng.news/zh-hant/v/aby28 Published: 2018-07-23 Source: 獅城新聞 最近有一件事讓我很想吐槽一下某事務所的助理，做事粗心，浪費雙方時間，讓我簡直不能相信這種職業素質是不是有鋼鐵靠山才被雇用做這份工作的。 如果他是第一天參加工作的話也許我還能理解，可是不是新人了啊！ 作為一個工作了N年的人，我也犯過職場新人的種種錯誤。所以，在此總結以下八條，也許對職場新人有所幫助。對照這個checklist一一審核，並慢慢形成自己的職業習慣，相信會讓你的工作表現錦上添花。 **1. 任何工作上交前，檢查一遍。** 寫這篇文章就是因為我找某知名XX事務所合伙人要一份資料的掃描件，他辦公室助理幫忙做了。第一次發過來的是兩頁資料壓縮在一張A4紙上了，圖片全都變形了無法使用。我說需要分開各自彩色掃描發過來。第二次發過來的是分別掃描了，但是第一頁掃描上面缺了1厘米，第二頁下面缺了1厘米，信息不完整，你說信息都不完整這文件還有啥用？於是又打回去重新做。 如果他可以在發送之前檢查一遍，就可以避免到達對方手上的是不合格的文件。 所以，任何工作交出去之前，請檢查，一遍，至少！ 但是，在我自己這方面，我覺得下次我可以在一開始就把要求講的更詳細一些，省得來回搞浪費時間，這是我能做的地方。[](http://www.yan.sg/blog/wp-content/uploads/2018/07/%E5%BE%AE%E4%BF%A1%E5%9C%96%E7%89%87_20180723143042.jpg) **2. 不要說我以為。** 所有的事情不要想當然，確認之後再說。或者事先就儘量明確所有的要求，不需要對方猜測或者憑他自己的想像自由發揮。Common sense 有時並非對所有人都common，所以最好事先寫清楚，節省雙方的時間。 「我以為他知道啊。」——你可以打電話給他確認一下他確實已經知道了。 「我以為他會把這份文件帶來啊。」——你可以在你的郵件里明確列出需要帶的文件，不要讓對方憑自己的經驗或想像來，在你這裡儘量做到減少不確定性。 像第一點裡寫的那件事，我也許可以一開始就寫上，請把兩頁文件分別彩色掃描成PDF格式發送到xx郵箱。這樣會比只寫上：請把兩頁資料掃描發過來要清晰很多。 [](http://www.yan.sg/blog/wp-content/uploads/2018/07/%E5%BE%AE%E4%BF%A1%E5%9C%96%E7%89%87_20180723143045.jpg) **3. 不要輕易說我不知道。** 我們不可能知道所有問題的答案，但是當我們不知道答案的時候，最好可以表明自己願意去探求答案的意願。 對於職場新人，老闆當然不期望你知道所有問題的答案，那麼你有願意學習的態度、讓人覺得「孺子可教也」就很重要了。 比如某某事，我現在不知道，但是我會去問一下我的某某同事或者查詢一下之後再告訴您。 而不是說我不知道就完了。 比方說你老闆隨口問你一句：小王啊，去年中國的通貨膨脹率是多少？ 一個是你一秒回答：我不知道。結束對話。 另一個是你說：我查一下啊。然後拿出手機搜索一下之後，回答：去年中國的通貨膨脹率是多少多少。 也許你心裡會想：老闆自己不能拿手機搜一下嗎？問我幹嘛啦？ 我想請讀者中的老闆們比較考量一下這兩種處理方式，然後發表一下你覺得哪種回答更讓你滿意，以及為什麼你自己不拿手機去查。 [](http://www.yan.sg/blog/wp-content/uploads/2018/07/%E5%BE%AE%E4%BF%A1%E5%9C%96%E7%89%87_20180723143048.jpg) [](http://www.yan.sg/blog/wp-content/uploads/2018/07/%E5%BE%AE%E4%BF%A1%E5%9C%96%E7%89%87_20180723143052.gif) **4. 科學而藝術的承諾。** 我當年做實習生的時候，直屬領導讓我做一個分析，我看了一下說：「明天上午做完交給您。」然後我就去做了，做的過程中發現沒有想像的那麼簡單，於是跑去跟老闆說：「明天上午交不了，要後天下午交。」 後來做完了跟老闆彙報時，報告談完了，老闆最後跟我說：「報告做的不錯，但是以後你在承諾完成期限的時候可以做的更好。因為你一旦給出承諾，別的同事就會根據你的進度來安排其他的工作，如果你這裡不能按時完成的話，會對別人的工作造成影響。另外，其實這個報告你下周給我都是Ok的，所以雖然你最後晚了一天給我，依然是比我原先的心裡預期要快了，不過由於你自己一開始的承諾是1天，所以當你2天才做完的時候，會讓人感覺你做的慢了，但其實2天已經是非常不錯的了。將來這方面你可以考慮一下，做更好的處理。」 我很感謝當年我的老闆給我的這些反饋和指導，所以現在當我接到一個任務的時候，我第一個問對方的問題就是：「您什麼時候需要它？」 知道對方的心理預期和可以接受的工作時間。 比方今天是8月1日，對方說他想要8月10日要，我會說：「好，我看一下再回覆你。」大致看一下之後我心裡估計8月7日可以完成，然後我回復對方8月10日應該沒有問題。做完了以後，儘量在8月9日之前發給他。這樣既達到了他的要求時間，不耽誤他的工作，又提前完成工作，讓對方的滿意度提高。而且提前完成，如果對方有什麼修改意見的話，依然來得及在8月10日之前再修改一版完成的。 [](http://www.yan.sg/blog/wp-content/uploads/2018/07/%E5%BE%AE%E4%BF%A1%E5%9C%96%E7%89%87_20180723143056.jpg) **5. 及時彙報、溝通、調整。** 承接上一條，在工作過程中，我們應該及時地和老闆溝通進度，尤其是新人，讓老闆知道這件事的進展，這樣老闆也可以及時把我們拉回跑道如果發現我們走錯了方向的話，可以及時止損。有時你把一件事給一個人做了以後他就沒消息了，到最後交差那天，如果他做完做對了那當然很好，但是如果最後發現做錯了，那也來不及改了。 如果可以在工作進展的過程中，時不時地向老闆反饋一下，我現在正在做這個，我聯繫了誰誰誰，他現在在做這個，如果進展的順利的話，我們可以在哪一天達到哪一步，如果哪裡出現狀況的話，我打算怎麼辦。有這樣的溝通的話，老闆會比較放心，他如果有一些意見的話，也可以及時地反饋給你，讓你更加優化地去完成好這項工作。 而且由於老闆也參與了這項工作的過程，最後，如果結果不盡如人意，他至少也是知情的，而不會大怒說——你，這是怎麼搞得！ 啊？！ 他自己也有份啊 **6. 多走一步，是你區別於他們的關鍵。** 依然是我做實習生的時候，有一次老闆讓我做一個表格，我做好了以後就發給了老闆。老闆說我表格做的不錯，但是：「要記住，你以後一起工作的老闆沒有時間去調文件格式，他們默認你發給他的表格，他只需要點擊一個「列印」按鈕就應該可以直接在一張A4(或者A3)的紙上完整地列印出該文件，而不是列印出來以後發現：哎呀，格子太寬了，最後一欄怎麼跑到下一頁去了。或者，要改小一點字體，這樣整個文件就可以在一面上全部列印出來。親力親為的老闆不是沒有，但是作為分秒必爭的老闆，估計沒有這個時間和耐心去做這些。並且就是這些細節區分了你和其他人的，哪怕是很小的事情。「 我很感謝我當年的老闆花時間給我指出這些細節上的小問題，讓我腦子裡能有這根弦，做事情願意再多往前走一步。讓事情不只是「做完Done」了，而是「做得很好Well Done」！ [](http://www.yan.sg/blog/wp-content/uploads/2018/07/%E5%BE%AE%E4%BF%A1%E5%9C%96%E7%89%87_20180723143059.jpg) **7. 最好能還有一個備選方案Plan B** 這是新人進階版的要求，如果你考慮問題的時候可以有一個plan B, 那可是一個大加分項。現實工作中，事情的進展往往不如我們計劃時那麼順利，經常會有突髮狀況發生，如果你可以考慮周全，未雨綢繆，手裡總有一個Plan B, 那會讓事情可以繼續推進，不至於停滯或者Fail。為什麼我說這個Plan B是加分項，因為通常Plan B來源於經驗的積累，所以新人能自帶Plan B的不多。但是我覺得一個積極的新人，可以從身邊同事前輩那裡學習，不需要親自犯過所有的錯誤才能有教訓。 其實最簡單的Plan B甚至包括你和老闆去開會的時候會不會帶上一支備用的雷射筆或電池，文件有電子版的也有複印件在手等等。也就是多想一下事情的所有環節，可能會出現的狀況，以及如果出了這樣的狀況我如何彌補和挽救。 [](http://www.yan.sg/blog/wp-content/uploads/2018/07/%E5%BE%AE%E4%BF%A1%E5%9C%96%E7%89%87_20180723143102.jpg) **8. 遇事先從自己身上找原因。不要說別人的壞話，無論老闆還是同事。** 自己犯錯了，就先承認自己的錯誤。如果這個錯誤有自己也有別人的份，承認自己的錯誤先。看看自己可以在哪裡做的更好，而不是一開始就去指責別人。每個人都不是完人，包括你的同事和老闆，但是他們能做到今天的位置一定有他們的理由，所以他們身上一定有你尚未發現的閃光點，只是你今天沒有發現，但是一定不要以為你已經看到了全部。 能在背後說人家壞話的人，其他人在心裡並不會真的尊重和喜歡你，所以作為新人，對於辦公室的一些政治和八卦，姑且聽之，切莫傳播。 [](http://www.yan.sg/blog/wp-content/uploads/2018/07/%E5%BE%AE%E4%BF%A1%E5%9C%96%E7%89%87_20180723143104.gif) 為別人考慮，儘量做到詳細明確，並且注重結果，圍繞這個去開展所有的工作，相信多加練習，大家一定會在自己的工作中加速前進。 [](http://www.yan.sg/blog/wp-content/uploads/2018/07/%E5%BE%AE%E4%BF%A1%E5%9C%96%E7%89%87_20180723143107.jpg) 也許你要問我：Lydia，是不是我做到以上所有，我就可以平步青雲，當上CEO，迎娶白富美/高富帥，走向人生巔峰了？ 我只能回答你：這我不能保證，但是你會成為一個值得信任的人。你會在你的崗位上受到稱讚和歡迎，讓人喜歡。你會成為一個也許不是CEO, 也沒有白富美/高富帥，但是無愧於心、總在成長、擁有自己人生巔峰的人。 （文： Lydia在赤道仰望星空） 作者Lydia，美國MBA畢業之後就職於世界500強企業亞太總部，負責戰略與市場工作。在新加坡生活十餘年，熱愛旅行與寫作，喜歡分享旅行遊記、職場心得等。喜歡奧斯卡王爾德的這句話「We are all in the gutter, but some of us are looking at the stars. 」 我們都身處溝渠之中，但總有人仰望星空。 Posted in:[新加坡眼](http://www.yan.sg/author/yan/)