秘書服務,確保新加坡公司合規的關鍵

2024年06月15日   •   2106次閱讀

加坡作為一個備受歡迎的商業樞紐,以其清晰的法規和商業友好環境而聞,這也吸引了越來越多的人想要在新加坡開啟自己的新事業。

然而,在新加坡。如果你想要經營一家公司,那你就需要遵循一系列的法規和合規性要求。其中之一,就是任命一位合格的公司秘書。這也是新加坡會計與企業管制局(ACRA)規定的法定要求。

也許很多人對秘書的印象,還停留在收發文件、日程安排和處理瑣事等輕鬆的工作上,認為秘書不需要肩負特別的責任。那麼,你可能就想錯了!在新加坡,秘書的工作情況並非如此。

那麼在新加坡,到底什麼是公司秘書服務呢?秘書服務又涵蓋了哪些內容?擔任秘書又需要具備什麼條件呢?接下來,小卓將通過系列文章的詳細講解,讓大家對新加坡公司秘書服務有一個更加清晰、更加全面的認識!

1 新加坡會計和企業監管局ACRA

新加坡會計和企業監管局 Accounting and Corporate Regulatory Authority(ACRA)是新加坡財政部轄下的法定機構,亦是新加坡商業實體、公共會計師和公司服務提供商的國家監管機構,於2004年4月1日成立。

ACRA規定每個公司都必須在成立的6個月之內委任一位公司秘書。該職位空缺時間不得超過 6 個月,否則董事可能面臨最高 1,000 新幣的罰款。

根據2014年公司法令(修正案)第88條文規定,新加坡的每家公司都必須任命一位或多位公司秘書。公司秘書將是確保公司完成由法律規定所需履行的行政和報告責任和義務的主要負責人。他還必須確保所有董事和股東均了解其法定義務,例如提交年度報表。

想了解更多關於Accounting and Corporate Regulatory Authority的信息,可以訪問ACRA的官網網站:

https://www.acra.gov.sg/

2 公司秘書的資格要求

法定秘書必須能夠在快速變化的商業環境中做出有效率且公正的決策,因此,這就要求秘書必須充分了解與公司有關的最新法規。

根據《公司法》的第171章(1AA)是主要針對公司秘書的章節,制定了聘請公司秘書的準則,公司秘書必須至少具備以下資格之一:

1 在被任命為公司秘書的日期之前的 5 年中,擔任公司秘書至少 3 年。

2 《法律職業法》(第 161 章)規定的合格人員。

3 公共會計師。

4 新加坡特許會計師協會(前身為新加坡註冊會計師協會)會員。

5 新加坡特許秘書公會會員。

6 國際會計師公會(新加坡分會)會員。

7 新加坡公司會計師協會會員。

此外,對於上市公司來說,會計與企業管制局將公司秘書定義為一位專業註冊申報員或者一位有資格並且能夠達到要求的人。

對於私人公司來說,任何長期居留於新加坡的新加坡公民或永久居民都能夠有資格被委任為公司秘書。這包括了新加坡公民,永久居民和商業入境證持有者。

公司秘書不能是公司的唯一董事,只有在公司董事人數超過一人的情況下,本地公司董事才可以兼任公司秘書。

3 公司秘書的重要性

委任公司秘書,是在新加坡設立公司的重要一步。

《公司法》第401(2A) 條規定:公司必須向ACRA提交公司和財務信息,此類信息必須真實且及時提交,並在ACRA的登記冊上公開。

公眾可依賴此類信息查看公司營業狀況和任職人員,進而做出相應的業務決策,其他政府機構在履行監管職能時也可依賴ACRA中的記錄。

公司秘書需要確保準時向ACRA呈交財務報表和相關文件,在公司法規定呈報的截止日期後連續三個月內無法呈交任何文件的董事或公司秘書,ACRA有權頒布禁令

任何人若向ACRA提交虛假信息或授權他人提交虛假信息,一經定罪,可處50,000新幣以下罰款及2年以下監禁。

被取消資格的董事或公司秘書不能被委任為任何新秘書或董事,違規將導致個人和公司均面臨罰款和名譽受損。

《公司法》的規定無疑是對公司秘書重要性的確認,這也意味著公司秘書可以看作是新加坡公司的監護人,對於公司的作用非常地重要。

1 公司秘書是法律的要求

公司秘書在新加坡法律規定上是必須的。按照新加坡的公司法要求,每家本地公司都必須為其業務任命至少一名秘書。

2 公司秘書確保法規的履行

公司秘書可確保公司的業務始終符合新加坡當局(如 ACRA 和 IRAS)的年度要求。

比如,在為更多股東召開年度股東大會或提交包含更多交易的報告時,需要精確地完成更多文書工作。

因此,任命一名或多名秘書對於大型組織在運營過程中不犯不必要的錯誤至關重要。

3 需要公司秘書保持與政府的聯繫

由於公司秘書會以穩定的頻率和公開透明的方式跟政府機構打交道。

因此,秘書充當了企業與新加坡政府之間的交流紐帶。

出於同樣的原因,公司秘書也可以讓公司了解到政府的最新的法律法規以及福利計劃。

此外,公司秘書還扮演著董事和股東之間溝通渠道的角色。

4 公司秘書的職責

新加坡公司秘書的工作範圍非常廣泛,他們的工作範圍從報告和更新公司關於新加坡會計與企業管制局(ACRA)的信息到準備年度股東大會(AGM)議程。

以下是公司秘書典型職責的各種類別:

1 向ACRA更新以及申報資料

1)更新公司董事個人資料

2)申報公司年檢

3)修改公司章程

4)更改公司名稱

5)任何有關於ACRA的交易,法定秘書都可以提供服務。

2 法定登記冊的維護和保管

1)監控股東/董事登記冊和股東變動情況

2)分發股票

3. 協助召開公司事務決議和股東大會

1)分發公司財務報表

2)準備會議議程

3)參加會議並準備會議記錄

4)維持會議紀錄

5)申報已被簽署認可的董事會決議

4 協助公司事務

1)協助公司董事實施良好的企業治理規範。

2)確保安全保管公司印章。

3)確保所有商業函件、通知和公司的其他正式刊物都帶有公司名稱和單一機構識別號碼 (Unique Entity Number)。

4)確保所有收購、重組、併購和合併交易付諸實施時,都考慮到公司的最佳利益。

5. 其他服務

1)監督日常秘書備案和法定截至日期

2)公司註銷

3)監督公司根據適當程序和法律建立海外業務的事宜。

4)關於公司事務的一般諮詢

5)負責履行與公司董事類似的受託責任。

......

新加坡公司的秘書在公司事務上發揮了極為重要和關鍵的作用。不僅在負責監管合規時如此,在對公司、董事和股東作出交代時也是如此。

新加坡公司秘書,在承擔廣泛的工作範圍和多項職責的同時,也在公司內外扮演了多種重要的角色。

因此,選擇一名經驗豐富的新加坡本地夥伴合作,不僅能讓您在合規路上保持領先,更能協助您的企業邁向成功!