很多公司以为，资料只要报完税、提交完年报，就可以删掉、丢掉，或者把纸本随手扫成 PDF 就算完成保存。但在新加坡，这个理解并不准确。
根据新加坡税务局（IRAS）的官方要求，公司必须妥善保存其财务交易记录，包括原始凭证、会计记录、明细表、银行对账单，以及与业务交易有关的其他记录，而且通常需要至少保存 5 年。更重要的是，这些资料可以电子化保存，但前提不是“存进电脑就行”，而是必须做到可读取、可追溯、可验证、可调取。
先说结论：这里讲的，不是所有公司文件一概 5 年，而是重点指向与财务、税务和业务交易有关的记录。
IRAS 明确要求公司保存的资料包括：
原始凭证，如发票、收据、付款凭证、合同等
会计记录和明细表
银行对账单
其他与业务交易有关的记录
这些资料必须能够解释公司的收入、支出、采购和其他交易。换句话说，公司不能只留下银行流水，也不能只留下报表结果，而没有底层支持文件。
这是最容易弄错的地方。IRAS 的口径不是简单地“从文件日期起算 5 年”，而是通常按相关课税年度（Year of Assessment, YA）来计算。官方页面明确写明，公司记录须自相关 YA 起至少保存 5 年，并给了例子：
例如 2023 YA 对应的财年资料，通常要保留到 2027 年 12 月 31 日。所以，实务上不能理解为：
“2022 年开的发票，2027 年当天就一定能删。”
正确理解应当是：
要看该份资料对应的是哪个财年、哪个 YA，再判断最早可结束保存的时间。
可以。而且 IRAS 明确承认，企业可以电子方式保存记录。
官方电子税务指南 （e-Tax Guide） 说明，企业可以使用电脑、微软办公软件（Microsoft Office）、现成会计软件、自定义系统、影像系统等方式保存记录；如果原始凭证已经被电子化保存，为税务目的，并不一定还要继续保留纸本原件。同时，IRAS 也明确表示：企业无需事先向 IRAS 申请批准，就可以采用电子格式保存记录。
这一点非常关键。也就是说，新加坡并不是“只认纸本”，而是接受合规的电子保存。
很多公司真正的风险，不在于有没有电子化，而在于电子化方式不合格。IRAS 的要求很明确，如果企业采用电子格式保存记录，就应建立适当的内部控制，而且，记录必须能够在需要时被调取出来，确保电子记录具备：
完整性
准确性
可用性
可靠性
换句话说，真正合规的电子保存，不是“有文件”就行，而是要满足几个实务标准：
找得到
公司要能在需要时快速调出对应年度、对应交易、对应客户或供应商的记录。如果文件散落在员工手机、个人邮箱、聊天软件里，实际上就很难说是“妥善保存”。
看得懂
电子记录应当能够以可供人工阅读的格式（human readable format）呈现，确保内容可被正常阅读、核对及验证，而不是仅仅保存为一堆无法直接识别的数据。
不能随意篡改
尤其是电子发票，IRAS 要求企业建立内部控制，确保电子发票在发送前后完整、准确，且不能被随意操纵或篡改。
最好有备份
IRAS 也特别提到，电子保存的优势之一，就是便于备份；若资料遗失或损毁，企业仍有责任利用其他相关文件重建记录。
从官方指南看，以下几类资料最需要优先做系统化电子保存：
收入资料
例如销售发票、收据、租赁协议、客户合同、收款证明。
费用资料
例如，供应商发票、付款凭证、工资发放记录、公积金（CPF）缴纳证明、租赁协议等，都是企业常见的支持文件。IRAS 也特别提到，某些事项如董事费的批准，还可能需要提供年度股东大会 或 特别股东大会会议记录（AGM / EGM Minutes）作为依据。
采购资料
例如采购发票、收据、进口文件、付款证明、供应商合同。
会计汇总资料
例如总账、销售清单、采购清单、固定资产明细、库存清单、利润表、资产负债表等。
要。这一点很多人会忽略。
IRAS 明确指出，如公司已被除名并解散（struck off and dissolved），则在公司解散前担任高级管理人员或负责人（officer）的人士，仍有责任确保公司账簿及相关文件自解散之日起至少再保存 5 年。
如果公司是清盘结束，则由清盘人负责保存相关资料至少 5 年。所以，公司“没了”，不代表资料义务也一起消失。
IRAS 也提醒，若企业未按要求保存相关记录，可能涉及违反《1947年所得税法》（Income Tax Act 1947）及《1993年消费税法》（Goods and Services Tax Act 1993）的规定。
官方列出的后果包括：
IRAS 以最佳判断估算收入
相关费用、资本津贴 及 消费税进项税（GST input tax）将不得申报。
最高可罚 5,000 新元；如未缴罚款，还可能面临最长 6 个月监禁。
这也是为什么很多企业在税务检查时，问题不一定出在“有没有做生意”，而是出在：
做了交易，却拿不出完整、清楚、可验证的记录。
总结
对很多中小企业来说，电子保存不是“行政整理”，而是合规基础。
真正安全的做法，不是把文件随便扫描一下，而是建立起一套按年度、按交易、按类别可检索的电子档案体系，并确保未来在报税、审计、尽调或监管查询时，资料都能迅速调出并自圆其说。
