很多公司以為，資料只要報完稅、提交完年報，就可以刪掉、丟掉，或者把紙本隨手掃成 PDF 就算完成保存。但在新加坡，這個理解並不準確。
根據新加坡稅務局（IRAS）的官方要求，公司必須妥善保存其財務交易記錄，包括原始憑證、會計記錄、明細表、銀行對帳單，以及與業務交易有關的其他記錄，而且通常需要至少保存 5 年。更重要的是，這些資料可以電子化保存，但前提不是「存進電腦就行」，而是必須做到可讀取、可追溯、可驗證、可調取。
先說結論：這裡講的，不是所有公司文件一概 5 年，而是重點指向與財務、稅務和業務交易有關的記錄。
IRAS 明確要求公司保存的資料包括：
原始憑證，如發票、收據、付款憑證、合同等
會計記錄和明細表
銀行對帳單
其他與業務交易有關的記錄
這些資料必須能夠解釋公司的收入、支出、採購和其他交易。換句話說，公司不能只留下銀行流水，也不能只留下報表結果，而沒有底層支持文件。
這是最容易弄錯的地方。IRAS 的口徑不是簡單地「從文件日期起算 5 年」，而是通常按相關課稅年度（Year of Assessment, YA）來計算。官方頁面明確寫明，公司記錄須自相關 YA 起至少保存 5 年，並給了例子：
例如 2023 YA 對應的財年資料，通常要保留到 2027 年 12 月 31 日。所以，實務上不能理解為：
「2022 年開的發票，2027 年當天就一定能刪。」
正確理解應當是：
要看該份資料對應的是哪個財年、哪個 YA，再判斷最早可結束保存的時間。
可以。而且 IRAS 明確承認，企業可以電子方式保存記錄。
官方電子稅務指南 （e-Tax Guide） 說明，企業可以使用電腦、微軟辦公軟體（Microsoft Office）、現成會計軟體、自定義系統、影像系統等方式保存記錄；如果原始憑證已經被電子化保存，為稅務目的，並不一定還要繼續保留紙本原件。同時，IRAS 也明確表示：企業無需事先向 IRAS 申請批准，就可以採用電子格式保存記錄。
這一點非常關鍵。也就是說，新加坡並不是「只認紙本」，而是接受合規的電子保存。
很多公司真正的風險，不在於有沒有電子化，而在於電子化方式不合格。IRAS 的要求很明確，如果企業採用電子格式保存記錄，就應建立適當的內部控制，而且，記錄必須能夠在需要時被調取出來，確保電子記錄具備：
完整性
準確性
可用性
可靠性
換句話說，真正合規的電子保存，不是「有文件」就行，而是要滿足幾個實務標準：
找得到
公司要能在需要時快速調出對應年度、對應交易、對應客戶或供應商的記錄。如果文件散落在員工手機、個人郵箱、聊天軟體里，實際上就很難說是「妥善保存」。
看得懂
電子記錄應當能夠以可供人工閱讀的格式（human readable format）呈現，確保內容可被正常閱讀、核對及驗證，而不是僅僅保存為一堆無法直接識別的數據。
不能隨意篡改
尤其是電子發票，IRAS 要求企業建立內部控制，確保電子發票在發送前後完整、準確，且不能被隨意操縱或篡改。
最好有備份
IRAS 也特別提到，電子保存的優勢之一，就是便於備份；若資料遺失或損毀，企業仍有責任利用其他相關文件重建記錄。
從官方指南看，以下幾類資料最需要優先做系統化電子保存：
收入資料
例如銷售發票、收據、租賃協議、客戶合同、收款證明。
費用資料
例如，供應商發票、付款憑證、工資發放記錄、公積金（CPF）繳納證明、租賃協議等，都是企業常見的支持文件。IRAS 也特別提到，某些事項如董事費的批准，還可能需要提供年度股東大會 或 特別股東大會會議記錄（AGM / EGM Minutes）作為依據。
採購資料
例如採購發票、收據、進口文件、付款證明、供應商合同。
會計匯總資料
例如總帳、銷售清單、採購清單、固定資產明細、庫存清單、利潤表、資產負債表等。
要。這一點很多人會忽略。
IRAS 明確指出，如公司已被除名並解散（struck off and dissolved），則在公司解散前擔任高級管理人員或負責人（officer）的人士，仍有責任確保公司帳簿及相關文件自解散之日起至少再保存 5 年。
如果公司是清盤結束，則由清盤人負責保存相關資料至少 5 年。所以，公司「沒了」，不代表資料義務也一起消失。
IRAS 也提醒，若企業未按要求保存相關記錄，可能涉及違反《1947年所得稅法》（Income Tax Act 1947）及《1993年消費稅法》（Goods and Services Tax Act 1993）的規定。
官方列出的後果包括：
IRAS 以最佳判斷估算收入
相關費用、資本津貼 及 消費稅進項稅（GST input tax）將不得申報。
最高可罰 5,000 新元；如未繳罰款，還可能面臨最長 6 個月監禁。
這也是為什麼很多企業在稅務檢查時，問題不一定出在「有沒有做生意」，而是出在：
做了交易，卻拿不出完整、清楚、可驗證的記錄。
總結
對很多中小企業來說，電子保存不是「行政整理」，而是合規基礎。
真正安全的做法，不是把文件隨便掃描一下，而是建立起一套按年度、按交易、按類別可檢索的電子檔案體系，並確保未來在報稅、審計、盡調或監管查詢時，資料都能迅速調出並自圓其說。
