我有个朋友，在新加坡经商，已经有三五年了，每次面对新加坡人力部的抽查，就“如临大敌”，紧张到，瑟瑟发抖。
讲真，合规抽查，有这么“吓人”吗？我只能说，过来人的话，没过来的人，是体会不了的。
一、人力部抽查方式
在新加坡，不仅是家族办公室，包括自雇公司在内的所有企业均可能面临人力部的合规抽查。这一举措旨在确保雇主严格遵守1990年《外国人力雇佣法》。
1、抽查方式
A、电话抽查：虽直接但可能因资料不全导致沟通不畅，建议请求转为邮件回复，以便充分准备。
B、邮件抽查：更为灵活，允许雇主在收到通知后有足够时间整理并提交所需文件，是更为理想的抽查方式。
2、应对策略
遇电话抽查时，礼貌请求改为邮件形式，避免仓促应对可能带来的不利后果。
邮件抽查中，内容虽各异，但可参照样本邮件提前准备。遇到复杂问题，可考虑聘请代理顾问或律师协助回复。
人力部要求的面谈环节，雇主本人必须亲自到场，即便有律师协助也不能替代。
图/来源于联合早报
二、抽查案例解析
举例，关于新加坡人力部对A公司合规抽查邮件样本解析：
主题：关于A公司（XXXX PTE.LTD.）（UEN：XXXXX）的合规检查通知
尊敬的雇主：
根据新加坡人力部的定期审查程序，为确保贵公司遵守相关劳动法规，我们要求您于2024年7月31日前，通过电子邮件提交以下关键信息和文件：
员工就业详情：包括本地及外国雇员的就业记录（附件A已随邮件提供模板）。
财务凭证：最近3个月的银行对账单，以证明工资支付情况；所有员工同期的工资单。
办公场所证明：所有经营地址的租赁协议或产权证明。鉴于贵司为基金管理公司，若采用虚拟办公室模式，请提供相关服务协议。
业务运营材料：最近三份商业合同/发票，以及公司商业模式的简要说明。
注意：
如果您是家族办公室，作为单一家族办公室结构的一部分，享受新加坡金管局第13O条税收优惠政策，专注于基金管理。请明确说明这一特殊身份及管理模式。
如需额外时间准备材料，请尽早回复此邮件，说明延期原因及预计提交时间。
通过详尽的准备和及时的响应，可以有效确保贵公司在人力部合规抽查中顺利过关，维护企业声誉与合法运营权益。更多关于抽查问题的解答与应对策略，敬请期待后续分享。
三、合规抽查注意事项
新加坡人力部合规抽查是企业在新加坡运营时必须重视的环节，它关乎企业的合法运营、员工权益保障以及整体业务环境的公平性。
除了上述的几点，在新加坡经商的老板，还需要注意以下问题：
1、遵守劳动法规
雇佣合同：确保所有员工都签订了符合法律规定的雇佣合同，合同中应明确双方的权利和义务，包括工作内容、薪酬、工作时间、休假制度等。
工资与福利：支付员工的工资应符合最低工资标准，并按时发放。同时，确保提供的福利待遇符合相关法律法规要求。
工时与加班：遵守法定工时限制，合理安排员工的工作时间，确保员工有足够的休息时间。对于加班情况，应按照法定标准支付加班费。
2、员工权益保护
公平解雇：在解雇员工时，应确保遵循公平、公正的原则，避免不公平解雇。同时，应为员工提供申诉途径，确保其在解雇过程中能够维护自己的合法权益。
工作环境：提供一个安全、健康的工作环境，确保员工的身体健康和生命安全。
3、招聘与雇佣
无歧视招聘：在招聘过程中，应遵守平等就业机会原则，不得因种族、性别、宗教等因素歧视求职者。
图/来源于联合早报
避免违规预留职位：不得违规为特定候选人预留职位，特别是在使用公共招聘平台（如MyCareersFuture）时，应确保所有职位均对符合条件的求职者开放。
4、数据保护与隐私
个人数据保护法：在收集、使用和处理员工个人信息时，应遵守新加坡的个人数据保护法（PDPA），确保员工的隐私权得到保护。
5、合规记录与报告
保留合规记录：企业应建立完善的合规记录体系，包括但不限于雇佣合同、工资单、工时记录、培训计划等，以便在合规抽查时提供必要的证明文件。
及时报告：在发现任何可能违反劳动法规的情况时，应及时向新加坡人力部报告，并积极配合调查工作。
6、其他注意事项
关注政策变化：新加坡的劳动法规和政策可能会随时发生变化，企业应密切关注相关政策动态，及时调整内部管理制度和流程以适应新的法规要求。
加强员工培训：定期为员工开展劳动法规培训，提高员工的法律意识和合规意识。
总体来说，新加坡人力部合规抽查是企业在新加坡运营中必须面对的重要挑战之一。企业应加强内部管理，确保各项业务活动符合法律法规要求，以维护企业的合法权益和声誉。
注：资料来源于MOM.
