我有個朋友，在新加坡經商，已經有三五年了，每次面對新加坡人力部的抽查，就「如臨大敵」，緊張到，瑟瑟發抖。
講真，合規抽查，有這麼「嚇人」嗎？我只能說，過來人的話，沒過來的人，是體會不了的。
一、人力部抽查方式
在新加坡，不僅是家族辦公室，包括自雇公司在內的所有企業均可能面臨人力部的合規抽查。這一舉措旨在確保僱主嚴格遵守1990年《外國人力僱傭法》。
1、抽查方式
A、電話抽查：雖直接但可能因資料不全導致溝通不暢，建議請求轉為郵件回復，以便充分準備。
B、郵件抽查：更為靈活，允許僱主在收到通知後有足夠時間整理並提交所需文件，是更為理想的抽查方式。
2、應對策略
遇電話抽查時，禮貌請求改為郵件形式，避免倉促應對可能帶來的不利後果。
郵件抽查中，內容雖各異，但可參照樣本郵件提前準備。遇到複雜問題，可考慮聘請代理顧問或律師協助回復。
人力部要求的面談環節，僱主本人必須親自到場，即便有律師協助也不能替代。
圖/來源於聯合早報
二、抽查案例解析
舉例，關於新加坡人力部對A公司合規抽查郵件樣本解析：
主題：關於A公司（XXXX PTE.LTD.）（UEN：XXXXX）的合規檢查通知
尊敬的僱主：
根據新加坡人力部的定期審查程序，為確保貴公司遵守相關勞動法規，我們要求您於2024年7月31日前，通過電子郵件提交以下關鍵信息和文件：
員工就業詳情：包括本地及外國雇員的就業記錄（附件A已隨郵件提供模板）。
財務憑證：最近3個月的銀行對帳單，以證明工資支付情況；所有員工同期的工資單。
辦公場所證明：所有經營地址的租賃協議或產權證明。鑒於貴司為基金管理公司，若採用虛擬辦公室模式，請提供相關服務協議。
業務運營材料：最近三份商業合同/發票，以及公司商業模式的簡要說明。
注意：
如果您是家族辦公室，作為單一家族辦公室結構的一部分，享受新加坡金管局第13O條稅收優惠政策，專注於基金管理。請明確說明這一特殊身份及管理模式。
如需額外時間準備材料，請儘早回復此郵件，說明延期原因及預計提交時間。
通過詳盡的準備和及時的響應，可以有效確保貴公司在人力部合規抽查中順利過關，維護企業聲譽與合法運營權益。更多關於抽查問題的解答與應對策略，敬請期待後續分享。
三、合規抽查注意事項
新加坡人力部合規抽查是企業在新加坡運營時必須重視的環節，它關乎企業的合法運營、員工權益保障以及整體業務環境的公平性。
除了上述的幾點，在新加坡經商的老闆，還需要注意以下問題：
1、遵守勞動法規
僱傭合同：確保所有員工都簽訂了符合法律規定的僱傭合同，合同中應明確雙方的權利和義務，包括工作內容、薪酬、工作時間、休假制度等。
工資與福利：支付員工的工資應符合最低工資標準，並按時發放。同時，確保提供的福利待遇符合相關法律法規要求。
工時與加班：遵守法定工時限制，合理安排員工的工作時間，確保員工有足夠的休息時間。對於加班情況，應按照法定標準支付加班費。
2、員工權益保護
公平解僱：在解僱員工時，應確保遵循公平、公正的原則，避免不公平解僱。同時，應為員工提供申訴途徑，確保其在解僱過程中能夠維護自己的合法權益。
工作環境：提供一個安全、健康的工作環境，確保員工的身體健康和生命安全。
3、招聘與僱傭
無歧視招聘：在招聘過程中，應遵守平等就業機會原則，不得因種族、性別、宗教等因素歧視求職者。
圖/來源於聯合早報
避免違規預留職位：不得違規為特定候選人預留職位，特別是在使用公共招聘平台（如MyCareersFuture）時，應確保所有職位均對符合條件的求職者開放。
4、數據保護與隱私
個人數據保護法：在收集、使用和處理員工個人信息時，應遵守新加坡的個人數據保護法（PDPA），確保員工的隱私權得到保護。
5、合規記錄與報告
保留合規記錄：企業應建立完善的合規記錄體系，包括但不限於僱傭合同、工資單、工時記錄、培訓計劃等，以便在合規抽查時提供必要的證明文件。
及時報告：在發現任何可能違反勞動法規的情況時，應及時向新加坡人力部報告，並積極配合調查工作。
6、其他注意事項
關注政策變化：新加坡的勞動法規和政策可能會隨時發生變化，企業應密切關注相關政策動態，及時調整內部管理制度和流程以適應新的法規要求。
加強員工培訓：定期為員工開展勞動法規培訓，提高員工的法律意識和合規意識。
總體來說，新加坡人力部合規抽查是企業在新加坡運營中必須面對的重要挑戰之一。企業應加強內部管理，確保各項業務活動符合法律法規要求，以維護企業的合法權益和聲譽。
註：資料來源於MOM.
