科研经费用到哪了、对账单拉到第几版、报销审批卡在哪一步——高校行政常年被琐碎琐事淹没。NTU李光前医学院用两年时间做了一次彻底试验，交出一份用AI与流程自动化破局的样板答卷。
组建ADEPT小分队，先拿科研经费对账开刀
科研任务与教学规模年年扩容，但行政和技术支撑团队的人手不可能无限补充。为了打破人肉填表、逐项核验的被动循环，两年前，NTU李光前医学院（LKCMedicine）抽调IT、人力资源及各产线运营骨干，组建了一支名为ADEPT的跨职能攻坚团队，专挑工作流中的堵点下手。
科研人员日常最耗精力的环节之一，就是掌握项目资金盘子与合规核账。过去，教授和行政助理需要在多个系统与离线表格间来回倒腾数据，沟通成本极高。ADEPT落地的标杆成果就是科研经费使用仪表盘（Grant Utilisation Dashboard），它把多口径数据实时汇聚打通，让项目负责人随时随地掌握预算结余与支出节奏，不仅从源头掐灭了超支违规的风险，也彻底省去了无休止的人工对账环节。
流程再造和自动化不只是引入新技术，而是创造更好、更高效的工作方式，让员工能够专注于更高价值的事务。 全员死磕1200小时实训，把工具变成真生产力
系统上线往往容易，最难的是让习惯了老办法的人真正用起来。为了防止数字化方案沦为空架子，学院没有把工具生硬往下推，而是面向全院教职员工铺开了累计超1200小时的实战赋能培训。课程没有虚头巴脑的宏观概念，全程聚焦实操：从精益流程优化（LEAN），到利用Microsoft 365 Copilot生成文稿、借助Power Automate搭建跨软件自动审批流，教大家把那些高度重复的体力活交由后台机器托管。
这套自下而上的敏捷运转机制，很快获得了外部专业机构的集中肯定。在新加坡人力资源学院（SHRI）主办的第19届新加坡HR大奖中，LKCMedicine凭借这套方案拿下员工创新银奖；随后又在HR Excellence Awards 2026评选中斩获数字化转型铜奖，并稳稳入围AI赋能劳动力转型决赛名单。
我们希望营造一种持续改进的文化，让员工有权挑战现有流程，拥抱创新，并共同开发出提升效率、质量与服务水平的解决方案。 技术减负之后，把时间和精力还给人本身
数字化转型的最终目的，绝非把螺丝拧得更紧，而是为一线人员卸下无效负荷，把精力重新归拢到更重要的学术支持与生活本身。在技术落地的同时，学院全面推行了名为LKCMedicine Cares的员工支持体系，这项实践同样在Singapore HR Awards 2026中赢得了员工福祉卓越奖。
在医学院这样工作密度极高、节奏紧张的环境下，学院定期设立趣味日（Fun Day）、健康日（Wellness Day）、赋能日（LKCMpower Day）与社区公益活动。实验室的大牛教授、一线科研学者与行政后勤人员不再局限于工位和职级，而是打散混编参与其中，曾经横亘在院系内部的部门墙和职能距离，也随之逐渐消融。
📌 要点总结
✦ NTU李光前医学院通过ADEPT跨职能团队上线经费看板，消除人工反复对账痛点。
✦ 推行超1200小时实操培训，推动Copilot与自动化工具在各业务线扎根，连斩多项HR大奖。
✦ 同步落实LKCMedicine Cares关怀框架，借由技术省下的时间提升全员福祉与跨部门协作。
你在院系处理行政报销或审核时，最想把哪一步自动化？欢迎在评论区分享你的痛点与脑洞。
