科研經費用到哪了、對帳單拉到第幾版、報銷審批卡在哪一步——高校行政常年被瑣碎瑣事淹沒。NTU李光前醫學院用兩年時間做了一次徹底試驗，交出一份用AI與流程自動化破局的樣板答卷。
組建ADEPT小分隊，先拿科研經費對帳開刀
科研任務與教學規模年年擴容，但行政和技術支撐團隊的人手不可能無限補充。為了打破人肉填表、逐項核驗的被動循環，兩年前，NTU李光前醫學院（LKCMedicine）抽調IT、人力資源及各產線運營骨幹，組建了一支名為ADEPT的跨職能攻堅團隊，專挑工作流中的堵點下手。
科研人員日常最耗精力的環節之一，就是掌握項目資金盤子與合規核帳。過去，教授和行政助理需要在多個系統與離線表格間來回倒騰數據，溝通成本極高。ADEPT落地的標杆成果就是科研經費使用儀錶盤（Grant Utilisation Dashboard），它把多口徑數據實時匯聚打通，讓項目負責人隨時隨地掌握預算結餘與支出節奏，不僅從源頭掐滅了超支違規的風險，也徹底省去了無休止的人工對帳環節。
流程再造和自動化不只是引入新技術，而是創造更好、更高效的工作方式，讓員工能夠專注於更高價值的事務。 全員死磕1200小時實訓，把工具變成真生產力
系統上線往往容易，最難的是讓習慣了老辦法的人真正用起來。為了防止數字化方案淪為空架子，學院沒有把工具生硬往下推，而是面向全院教職員工鋪開了累計超1200小時的實戰賦能培訓。課程沒有虛頭巴腦的宏觀概念，全程聚焦實操：從精益流程優化（LEAN），到利用Microsoft 365 Copilot生成文稿、藉助Power Automate搭建跨軟體自動審批流，教大家把那些高度重複的體力活交由後台機器託管。
這套自下而上的敏捷運轉機制，很快獲得了外部專業機構的集中肯定。在新加坡人力資源學院（SHRI）主辦的第19屆新加坡HR大獎中，LKCMedicine憑藉這套方案拿下員工創新銀獎；隨後又在HR Excellence Awards 2026評選中斬獲數字化轉型銅獎，並穩穩入圍AI賦能勞動力轉型決賽名單。
我們希望營造一種持續改進的文化，讓員工有權挑戰現有流程，擁抱創新，並共同開發出提升效率、質量與服務水平的解決方案。 技術減負之後，把時間和精力還給人本身
數字化轉型的最終目的，絕非把螺絲擰得更緊，而是為一線人員卸下無效負荷，把精力重新歸攏到更重要的學術支持與生活本身。在技術落地的同時，學院全面推行了名為LKCMedicine Cares的員工支持體系，這項實踐同樣在Singapore HR Awards 2026中贏得了員工福祉卓越獎。
在醫學院這樣工作密度極高、節奏緊張的環境下，學院定期設立趣味日（Fun Day）、健康日（Wellness Day）、賦能日（LKCMpower Day）與社區公益活動。實驗室的大牛教授、一線科研學者與行政後勤人員不再局限於工位和職級，而是打散混編參與其中，曾經橫亘在院系內部的部門牆和職能距離，也隨之逐漸消融。
📌 要點總結
✦ NTU李光前醫學院通過ADEPT跨職能團隊上線經費看板，消除人工反覆對帳痛點。
✦ 推行超1200小時實操培訓，推動Copilot與自動化工具在各業務線紮根，連斬多項HR大獎。
✦ 同步落實LKCMedicine Cares關懷框架，藉由技術省下的時間提升全員福祉與跨部門協作。
你在院系處理行政報銷或審核時，最想把哪一步自動化？歡迎在評論區分享你的痛點與腦洞。
