【新加坡公司注册小知识】新加坡法定秘书:我们不一样

2020年07月15日

像公司里其他董事一样,公司的法定秘书是公司里面的职员,在新加坡公司法下,秘书需要做到以下几点:

以公司利益最大化为宗旨

避免利益上的冲突

在工作中要有责任心并勤勤恳恳

不可以通过私人的交易为公司获取非法利益/ 不可以和公司一起通过私人的交易获取非法利益

在小一些的公司里,公司法定秘书一般就是做些行政类的工作如一些做公司文件的记录以及相关登记,还有财务申报等。在大的公司里面,法定秘书一般会承担更多的工作职责,例如确保公司的行政执行部分符合新加坡的法律法规的要求。

【新加坡公司注册小知识】新加坡法定秘书:我们不一样

新加坡公司法定秘书在公司里面是很重要的不可小视的人物,因为秘书需要做这些事情:

保存公司法定登记册及相关纪录

安排股东和董事的会议

提交注册一切法律法规下的必需的文件

在准备会议方面提供行政上的支持

对董事会提供全面的法律以及行政上的支持

协助执行公司的企业战略,确保董事会的决定被很好的执行和传递

确保公司的会议符合法律上的义务

及时掌握新加坡法律法规方面的规定

充分的与股东进行沟通

请注意

虽然公司董事承担遵守法律法规的最终责任,但同时公司的法定秘书在特定的一些情况下也对公司触犯法律承担责任。这是因为新加坡公司法认可董事根据秘书提供的合规性建议指导而做出的决定。秘书被定义为公司的“officer”公务人员,意味着秘书被相关的义务和职责做约束。因此,新加坡的公司法定秘书必须将公司行政事宜及时的报告给董事。

新加坡公司的法定秘书在公司扮演的角色可以被总结为以下三点:

作为公司董事会的顾问,法定秘书需要按照正常的程序引导新的董事进入公司;提供必须的行政上的实际支持给董事;将信息及时传递给每一位董事以方便董事会的召开

公司法定秘书需要确认公司的运作符合相关的法律法规,以公司商业利益为核心,确保公司董事会的决定被合理的执行;公司秘书也需要在商业道德以及公司运作方面提供指导。

由于法定秘书和董事会的密切联系关系,在关系到公司事务的问题上,股东最方便和秘书沟通. 所以秘书需要经常和公司股东们进行交流,确保股东的利益在公司运作方面有被很好的考量进去。举例说明,秘书确保公司的财务报告及时的发给公司股东,方便股东在开公司年度大会之前做好良好的准备。

新加坡公司法定秘书的主要工作职责如下:

监管达标,根据新加坡公司法,公司需要对公司的文件信息进行存档并在必要时候公开信息,秘书有责任将公司的账务按时成交给新加坡会计和企业管理局ACRA并且将相关的必须的注册文件存档;

负责董事会相关事宜;

负责公司大会相关事宜;

负责公司章程方面的事宜;

保存公司的注册信息和申报记录如会员;公司的收费;公司董事,经理,秘书和审计员;公司董事在股份和债券中的利益;债券的持有人;会议记录;

申报法定文件如向ACRA递交股份变更文件,公司章程的修改文件,对公司董事和秘书的任命或离职文件;董事会决议文件等;

报告&财务,协助发布和传递公司年报,确保财务年报是根据法律法规所正确准备的等;

股份的注册,保存公司成员的注册文件,监管股份拨款以及其他和股东股份相关的事宜;

在公司治理发展方面给出建议,协助公司董事提出,执行并保持良好的公司治理方针;

确保公司印章被正确的使用,并良好的保管;

如果公司更换注册地址,需要通报ACRA;

根据公司法的要求,秘书要确保公司的信函,通告以及其它公司正式的对外文本中都有公司的名字以及其它信息;

确保公司保险有足够的保额来保护公司,董事,办公人员,以及办公地点;

协助并监管公司海外办事处的运营,确保其办事处遵守海外办公城市的法律法规。

因此不难发现,当个公司法定秘书也不是一件容易的事情。同时法定秘书在公司里是很有地位的,比如说法定秘书在董事会决议的书面文件上签名是董事会决议被通过的一个证明!所以在新加坡,越有经验的秘书,薪水越高。

【新加坡公司注册小知识】新加坡法定秘书:我们不一样
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