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就在2020年的頭3個月，面對2019年冠狀病毒病(covid19)大流行全球範圍的威脅。許多企業受到干擾，導致倒閉。因此，企業應始終為日常業務運營中斷、供應鏈中斷和關鍵基礎設施損壞的事件做好準備。這可以通過實施可持續性業務規劃 （BCP） 來實現，該計劃旨在減輕破壞性事件對企業的影響。今天福智霖就為您詳細介紹一下可持續性業務規劃（BCP）。
了解可持續性業務規劃（BCP）
顧名思義，可持續性業務規劃 （BCP）是維護業務活動和事務流動的過程。它作為抑制商業功能的破壞性事件的對策，如網絡攻擊、自然災害、大流行和恐怖事件。
鑒於任何一個事件都可能產生一系列破壞性影響，因此企業沒有可持續性業務規劃（BCP）"模板" 可以遵循，並且每個 BCP 都必須根據企業計劃應對的破壞性事件進行組合。
通常，BCP 可以設計為包括以下系統：
提供替代工作安排
破壞性事件可能會妨礙工作場所的日常運營。例如，為了應對持續的COVID-19大流行，正在強調減少工作場所的互動，以減少病毒的傳播。
因此，為了確保業務的順利繼續，同時不斷開員工之間的溝通，替代工作安排，如"遠程工作"或"在家工作"，可以作為 BCP 的一部分實施。
在此過程中，您的 BCP 還可以提供將員工分離為辦公室和家庭團隊的政策，團隊在在家和工作場所之間交替工作，並禁止不同團隊成員之間的互動。
利用詳細計劃恢復對關鍵基礎設施造成的任何損壞
破壞性事件可能導致關鍵基礎設施損壞。在這種情況下，BCP首先必須側重於恢復此類基礎結構的功能，以便恢復業務的其他職能。
例如，世界地震多發地區的企業的 BCP 可能包括恢復通信系統的詳細計劃，因為電信電纜很容易被地震損壞。然後，恢復通信系統將有可能執行其他BCP措施，如在家工作安排。
尋找替代供應，以儘量減少業務中斷
破壞性事件可能導致原材料供應鏈中斷。在這種情況下，BCP 應確保企業可以利用的替代供應來源。
例如，如果食品和飲料企業主要從乾旱易發地區獲得其原料，則應確保替代供應來源，如降水較大的地理區域或水培農場。
可持續性業務規劃的必要性
使您持續累積收入
可持續性業務規劃（BCP）可以在即時發生了破壞性事件的情況下，仍開發出一種穩定的收入累積方式
企業可能擁有一定程度的現金儲備，以度過短期低迷時期。然而，如果破壞性事件使商業活動長期停頓，這種儲備最終將耗盡。即使企業享有保險，因破壞性事件而遭受的所有損失都不太可能完全由保險公司承保。
可持續性業務規劃（BCP）的實施可幫助企業繼續履行合同義務，並確保在發生破壞性事件時，客戶繼續從客戶那裡獲得一些收入。這些收入流動將幫助企業支付其直接運營費用，從而使企業保持生存，為企業主提供一條生命線，以重組和適應破壞性局面。
使您遵守與員工之間的法律義務
根據新加坡《工作場所安全與健康法》第12條，僱主有法律義務確保雇員在工作中的健康和安全。
對於雇用外國雇員的企業，《外國人力雇用第一附表》規定僱主負有"維護外國雇員"的進一步法律義務。
破壞性事件可能使工作場所面臨健康和安全危害。例如，新加坡市中心的恐怖事件，如孟買（2008年）和巴黎（2015年）的恐怖事件，可能導致工作場所受損和居住。
對於已經考慮過此類事件並準備好應急安排的僱主，如替代工作空間和在家工作安排，其雇員將能夠安全地繼續在這些替代地點工作，並支持企業的繼續運作。這也降低了僱主在發生破壞性事件時違反工作場所安全相關法律義務的風險。
如何設計和執行可持續性業務計劃（BCP）
1.任命 BCP 團隊
應在任何危機發生之前任命一個 BCP 團隊。可以將此團隊拆分為"命令"組和"操作"組，以避免角色重複並確保計劃無縫轉換為操作。
"命令"組應由組織領導團隊的成員組成，他們全面了解組織的各個移動部分如何協同工作。
另一方面，"行動"組應由具有對組織運作至關重要的專門技能的團隊成員組成，如公司傳播人員、IT 人員和法律顧問。
BCP 團隊應定期開會，審查現有計劃，並在必要時對其進行修訂。
2.評估業務的潛在威脅
BCP 團隊應集思廣益，列出對組織的潛在威脅。他們應跟進這次初步集思廣益，透過調查和訪談諮詢更廣泛的組織，以避免在這項評估中出現盲點。
編制組織潛在威脅列表後，BCP 團隊應了解這些威脅將如何影響組織的日常運營。在這裡，"命令"組和"行動"組的不同觀點和知識將有助於確保全面洞察潛在威脅的影響。
理想的情況是，應考慮從輕微干擾到全損失等所有級別的災害嚴重性，以便為每個危機級別制定適當的對策。
此評估的結果應彙編成一份報告，供組織人員查閱，並隨時聽取他們的意見。
3.行動計劃
制定行動計劃，該計劃應包括三個階段：
預防
某些破壞性事件可能從一開始就被阻止。例如，可以通過加強現有的網絡防禦來避免網絡攻擊。因此，作為"預防"階段的一部分，BCP 團隊應參考步驟 2 中評估的潛在威脅列表，並考慮是否可以首先避免這些威脅中的任何一個。
"預防勝於治療"的口號是行動計劃這一階段的基礎，它為企業積極主動而不是被動服務。
回應
對於自然災害、大流行和恐怖事件等不可避免的威脅，BCP 團隊應考慮組織如何最好地應對這些威脅，因此，無論發生此類威脅，業務活動仍可以繼續。
例如，在發生大流行時，讓兩個獨立的團隊在家庭和辦公室之間交替工作，會減少員工之間的互動，從而降低高度傳染性病毒傳播的風險，並且不會導致整個組織必須完全停止工作。
如果時間和資源允許，組織可以定期演練 BCP 響應。例如，在為未來的大流行做準備時，員工可以選擇每隔幾周在家工作一次，這樣他們就會熟悉遠程辦公的過程。
最重要的是，應讓員工了解 BCP 安排背後的理由，以便提高他們遵守此類安排的意願，並儘量減少確保遵守這些安排所需的努力。
恢復
最後，作為行動計劃"恢復"階段的一部分，本組織應做好準備，在局勢穩定且最終回歸常態時採取措施恢復運營。
例如，組織可能有臨時設施和備份系統，供員工像以前那樣繼續其職能。實際上，如果破壞性事件是短期的，則可能已經與行動計劃的"應對"階段存在實質性重疊。
4.批准
發生破壞性事件時，任何行動計劃都應首先在實施之前由 BCP 團隊"命令"組的成員批准。
現有行動計劃將始終基於假設情景，"命令"組將能夠根據任何正在進行的業務發展來完善所選行動計劃。
5.審核
對BCP的定期審核應在內部進行，或者由外部顧問進行。這種審核的結果將成為BCP小組作為步驟1的一部分定期審核BCP的基礎。
每個公司的 BCP 的詳細信息將取決於每個公司的行業所面臨的威脅，以及可用的資源。
現在投入時間和資源來設計BCP，將為公司提供未來的穩定。
鑒於如何設計和實施 BCP ，以及影響員工的工作安排和遵守工作場所安全相關法規，您可以聯繫福智霖顧問 為您提供意見。
