新加坡一直以來都是全球商業和經濟的樞紐，致力於通過優化勞動力市場政策來提升企業競爭力。
隨著全球職場和經濟環境的迅速變化，新加坡人力部（MOM）對職業就業數據集（OED）提出了更嚴格的更新要求，並加強了合規機制，覆蓋了所有註冊企業，無論是僅僱傭EP員工的公司，還是其他類型的僱主。
對企業而言，準確及時地完成OED的提交不僅是法定義務，更是避免運營風險的重要措施。
楹進集團顧問表示，新政策的實施意味著企業必須在規定的時間內提交準確的員工數據，以避免遭遇不必要的法律風險。本文將詳細解析新政策的關鍵要點，並提供具體的操作指南及解決方案，幫助企業高效合規。
OED概述
職業就業數據集（Occupational Employment Dataset，簡稱OED）是新加坡政府為收集境內企業員工的職業和就業信息而設立的在線平台。
根據新規定，所有在新加坡註冊的企業，無論僱傭的是本地公民、永久居民，還是外籍員工，都必須向人力部提交員工的最新就業數據。這些數據主要包括員工的基本信息、工作狀況和薪酬情況。
OED收集的數據分為三個層級：核心數據、次要數據和附加數據。核心數據包括員工姓名、職位、工作地點、薪資發放方式等基礎信息；次要數據包括員工的入職、離職日期以及工作天數等詳細情況；附加數據則涉及員工的技能等級、工資結構等。
新政策更新要點
新加坡的OED政策實施了以下幾項重要變化，企業需特別關註：
更新頻率和違規責任：企業必須根據員工變動情況靈活調整提交周期。如果當月有人員變動，企業必須在當月底前完成OED的更新；如果沒有變化，每三個月提交一次數據即可。人力部不再通過郵件提醒企業提交數據，逾期未提交的企業將會收到電話提醒，且會直接追究責任。
全員信息上報：不僅僅是外籍員工，所有企業的員工（包括公民、永久居民、EP、SP等外籍員工）都需要報送信息。企業需提供包括員工姓名、職位、薪酬結構等詳細數據。此外，還要關注薪資的發放方式（如固定月薪或時薪）以及員工的工時情況。
OED數據和薪金合規掛鉤：OED數據將直接用於評估企業是否符合漸進式薪金（PW）和本地合格薪金（LQS）要求。未能達標的企業將無法申請或續簽工作準證，影響外籍員工的招聘。
OED提交全流程操作
企業如何準確、高效地完成OED的提交呢？以下是提交過程的關鍵步驟：
登錄OED：企業需要通過Singpass登錄OED平台，並確保使用的是企業授權代表（如HR負責人或公司秘書）的帳戶。
填寫數據：企業需填寫OED表格中的核心數據項，如員工姓名、職位、工作地點等。對於全職員工，還需要填入其實際工作天數；對於兼職員工，則需填寫月度工作時長。此外，若有員工技能等級或工資結構等附加信息，也需提供。
數據驗證與提交：提交數據後，OED平台會自動進行數據驗證，若出現錯誤，系統會提供修改建議。企業需根據系統提示進行修改，確保數據的準確無誤。
常見問題解答
未及時更新OED的後果是什麼？
未能及時更新OED可能會導致MOM通過電話要求企業負責人立即補交數據。多次違規還可能影響公司的合規評級，嚴重時甚至會暫停工作準證（如EP准證）的申請權限。此外，未更新的企業可能會在漸進式薪金合規評估中失敗，進而影響外籍員工的配額。
如何判斷是否需要提交當月更新？
任何涉及員工的變動，如入職、離職、崗位調整或薪資結構變化，都會要求企業進行數據更新。因此，企業需要定期檢查員工信息，確保所有變動都被及時報告。
金融機構的數據收集有何不同？
從2025年起，金融機構僅需通過OED平台提交一次數據，即可同時滿足MOM和金融管理局（MAS）的年度人力調查要求。然而，金融機構在提交數據前，需通過指定連結授權數據共享，並補充員工資歷等級等MAS所需信息。
企業如何高效合規？
為了確保順利完成OED更新，企業可以選擇外包給專業代理機構，如新企程，提供定製化的OED更新服務。這些機構可以幫助企業高效捕捉員工的變動信息，並及時提交數據，從而避免因延誤提交而帶來的法律風險。
此外，專業代理機構還能提供自動更新服務，確保企業在數據更新方面始終保持合規。
總結來說，OED數據更新是新加坡企業面臨的一項重要法定義務。為了避免法律風險並確保合規運營，企業必須加強內部管理，確保及時準確地提交員工數據。如果企業對這一過程不熟悉，藉助專業機構的幫助將大大提高效率並降低合規風險。
